Im Betrieb willkommen heißen

Ihr Unternehmen wird für die ausländischen Fachkräfte ein Lebensmittelpunkt sein. Deshalb sollten Ihre neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich hier wohlfühlen und Unterstützung finden. Die Kolleginnen und Kollegen, aber auch das Management sollten eine Willkommenskultur schaffen und den Neuankömmlingen aktiv beim Einleben im Arbeitsalltag helfen. Wie das gelingen kann und wie Sie Ihre bestehenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dafür begeistern können, lesen Sie hier.

Im Betrieb willkommen heißen © istockphoto / Squaredpixels

Vorbereitungen treffen

Vorbereitungen treffen © istockphoto / mediaphotos

Ihre neue Mitarbeiterin oder Ihr neuer Mitarbeiter hat den Sprung in Ihr Unternehmen geschafft? Nun stehen Sie vor der Herausforderung die neue Fachkraft in den Betrieb zu integrieren. Dabei spielt die Etablierung einer Willkommenskultur im Betrieb eine wichtige Rolle.

Die erste Unterkunft

Das Allererste, was eine zugewanderte Person nach der Ankunft in Deutschland braucht, ist eine Wohnung. Denn ohne Wohnung ist weder die Anmeldung des Wohnsitzes noch die Eröffnung eines Bankkontos möglich. Eine vorübergehende Hoteladresse wird nicht überall als offizielle Meldeadresse akzeptiert. Es ist daher wichtig, dass Sie für Ihre Fachkraft eine erste Unterkunft organisieren. Suchen Sie nach Möglichkeit in der Nähe des Betriebs eine vorübergehende Unterkunft, welche Sie Ihrer neuen Fachkraft für die erste Zeit anbieten können.

Förderung von Sprachkursen

Für eine gelungene Integration ist der Spracherwerb eine unerlässliche Voraussetzung. Insbesondere wenn Deutsch die Unternehmenssprache ist, ist es empfehlenswert die Fachkräfte beim Deutschlernen zu unterstützen. Dies hilft ihnen, sich im Alltag zurechtzufinden.

Sollte vor Arbeitsbeginn noch genügend Zeit sein, können Sie Ihre neue Fachkraft motivieren, bereits im Herkunftsland Deutschkenntnisse zu erwerben. Hilfreich wäre es dafür, Informationen über Sprachkurse und deren Ausrichtung vor Ort zur Verfügung zu stellen. Das Goethe Institut bietet Deutschkurse im Ausland an. Neben Präsenz-Kursen gibt es auch die Möglichkeit, Online-Deutschkurse zu absolvieren.

Weitere Tipps zum Erwerb der deutschen Sprachen finden Sie im Ratgeber „Deutsch lernen“.

Willkommensmappen erstellen

Willkommensmappen symbolisieren per se eine gelebte Willkommenskultur im Betrieb. Sie sollen zur Orientierung in der neuen Wahlheimat dienen und Informationen über das Unternehmen, die ersten Schritte vor Ort und das Leben in der Region bereitstellen. Bereiten Sie Ihre betriebseigene Willkommensmappe bereits vor Ankunft Ihrer neuen Fachkraft aus dem Ausland vor. Im Folgenden finden Sie eine Reihe von Themen, mit denen Sie Ihre Willkommensmappe befüllen können:

  • Wissenswertes über das Unternehmen und den Arbeitsalltag
  • Informationen über das Leben in der neuen Heimatstadt: Wohnungsmarkt, ärztliche Versorgung, Kinderbetreuungsmöglichkeiten, Kultur- und Freizeitangebote, Essensmöglichkeiten
  • Orientierungsmaterial: Stadtplan, Streckenplan und Fahrplan des öffentlichen Nahverkehrs
  • Informationen über notwendige Behördengänge: Adressen und Öffnungszeiten von Einwohnermeldeamt, Ausländerbehörde, Familienkasse, Führerscheinbüro, Banken und Versicherungen

Haben Sie einmal eine Willkommensmappe erstellt, so profitiert nicht nur die Fachkraft aus dem Ausland sondern auch der ganze Betrieb. Stellen Sie insofern sicher, dass die Willkommensmappen der kompletten Belegschaft zur Verfügung stehen. Weitere Informationen dazu, wie Unternehmen ausländische Fachkräfte willkommen heißen und in die betrieblichen Strukturen integrieren können, finden Sie in dem BDA-Leitfaden „Willkommenskultur“.

Onboarding und Willkommenstage

Onboarding und Willkommenstage © istockphoto / kupicoo

Gerade die erste Woche einer neu eingestellten Person ist besonders wichtig für das Arbeitsklima und die zukünftige Leistungsfähigkeit. Deshalb empfiehlt es sich, die Einarbeitungsphase gut strukturiert zu gestalten. Mit Hilfe eines Onboarding-Prozesses („An-Bord-Holen“) stellen Sie sicher, dass die ausländischen Fachkräfte:

  • fachlich ihre Aufgaben selbständig bewältigen können
  • sich kulturell schnell in den Betrieb integrieren. Das heißt, sie lernen die deutsche Arbeitskultur kennen und können sich mit der Unternehmenskultur identifizieren
  • gut ins Arbeitsteam integriert werden und gute Beziehungen zu den Vorgesetzten und anderen Kolleginnen und Kollegen aufbauen

Ein Onboarding-Prozess beginnt in der Regel mit der Vertragsunterzeichnung und endet frühestens nach der Probezeit, spätestens nach einem Jahr. Wichtig dabei ist, dass Sie die Aufgaben und Abläufe standardisieren. Hilfreich sind hierbei beispielsweise Checklisten und Leitfäden. So sparen Sie bei jeder Neueinstellung Zeit. Im Einzelfall könnte es sinnvoll sein, das Bewusstsein für Diversität in der bestehenden Belegschaft durch entsprechende Trainings zu fördern. So entsteht ein besseres Verständnis für interkulturelle Zusammenarbeit im Betrieb.

Vertiefte Kenntnisse über die Planung und Umsetzung eines Onboarding-Prozesses erwerben Sie im Rahmen von Weiterbildungsseminaren für Führungskräfte. Sie können sich auch von Experten im Bereich der Mitarbeiterführung beraten lassen.

Willkommenstage organisieren

Willkommenstage sind in der Praxis ein zentrales Onboarding-Instrument. Ziel eines Willkommenstages ist es, den Neueingestellten das Arbeitsumfeld sowie die künftigen Aufgaben vorzustellen. Der Ablauf des ersten Arbeitstages kann wie folgt aussehen:

  • Willkommen heißen: Begrüßen Sie die Neueingestellten und stellen Sie Kolleginnen und Kollegen vor. 
  • Unternehmen vorstellen: Soweit Sie das Unternehmen nicht bereits während des ersten Gesprächs mit der Fachkraft vorgestellt haben, ist jetzt eine gute Gelegenheit für einen Rundgang durch die relevanten Unternehmensbereiche und Abteilungen.
  • Aufgaben besprechen und in den Arbeitsplatz einführen: Zeigen Sie den neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ihren Arbeitsplatz und die Arbeitsmittel. Sie sollten gemeinsam besprechen, welche Aufgaben anstehen und welches die nächsten Schritte in den ersten Tagen sind. Gehen Sie eventuell auch noch einmal auf die noch ungeklärten Personalangelegenheiten ein.
  • Willkommensmappe überreichen: Stellen Sie die wichtigsten Informationen zum Unternehmen in einem Ordner zusammen, der den Neuankömmlingen zur Orientierung und als Nachschlagewerk dienen kann.

Auf der Fachkräfte-Seite von „Make it in Germany“ finden Sie in der Rubrik „Leben in Deutschland“ eine Reihe von relevanten Themen für die ersten Tage in Deutschland. 

Best-Practice Beispiel

Das Unternehmen Innogames GmbH hat in sein Konzept zur betrieblichen Willkommenskultur Onboarding und Willkommenstage integriert. Innogames wurde 2015 mit dem Unternehmenspreis „Mit Vielfalt zum Erfolg“ vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie ausgezeichnet. Lesen Sie mehr über das Erfolgskonzept.

Mentoring oder Integrationsbeauftragte?

Mentoring oder Integrationsbeauftragte? © istockphoto / PeopleImages

Zur Unterstützung der Neuankömmlinge im Unternehmen sind Mentoring-Programme besonders geeignet. Vor allem wenn Sie noch keine Erfahrung mit der Einstellung einer Fachkraft aus dem Ausland haben, sollten Sie überlegen ein Mentoring-Programm in Ihrem Betrieb zu etablieren. Beispielweise schätzen Beschäftigte aus südeuropäischen Ländern persönliche und feste Ansprechpersonen, die sich um sie kümmern und ihnen auch bei persönlichen Problemen helfen.

Haben Sie im Betrieb erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sehr gute Kenntnisse in den betrieblichen und lokalen Strukturen haben oder selber zugewandert sind? Diese können als Mentorinnen und Mentoren für die neuen Fachkräfte fungieren. Wichtig ist vor allem, dass die Mentorinnen und Mentoren ihre Patenfunktion mit Engagement und Motivation erfüllen. Um dies zu gewährleisten, können Sie für die Mentorinnen und Mentoren Trainings zur interkulturellen Kommunikation organisieren. Empfehlenswert sind Schulungsangebote, die ein Grundwissen über das Herkunftsland der Neueingestellten vermitteln.

Ist Ihnen die Organisation eines Mentoring-Programms etwa zu aufwendig, können Sie auch eine Integrationsbeauftragte oder einen Integrationsbeauftragten für Ihren Betrieb beauftragen. Zusammen mit dem Personalverantwortlichen hilft die oder der Integrationsbeauftragte bei praktischen Fragen des Lebensalltags in Deutschland und unterstützt die fachliche Entwicklung.

Best-Practice Beispiel

Das Unternehmen evopro systems engineering AG hat sich in seinem Integrationskonzept die Unterstützung von einer Integrationsbeauftragten geholt. Lesen Sie mehr über die Erfahrungen.

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