Assistant(e) de bureau

Kaufmännische/r Mitarbeiter/in – Einkauf, Unterstützung der Projektleitung und Buchhaltung (m/w/d)

Nach nochmaliger Prüfung unseres Personalbedarfs und Anpassung des Aufgabenbereichs schreiben wir diese Stelle erneut aus.

Ziel der Stelle

Unterstützung der laufenden Buchhaltung und der kaufmännischen Abläufe sowie Mitarbeit im Einkauf und Unterstützung der Projektleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Buchhaltung und kaufmännische Verwaltung

• Erstellung von Ausgangsrechnungen für kleinere Aufträge sowie von Gutschriften
• Prüfung, Abgleich und Überwachung von Eingangsrechnungen
• Unterstützung bei der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
• Überwachung offener Posten und Durchführung des Mahnwesens
• Pflege von Stammdaten sowie Ablage und Archivierung kaufmännischer Unterlagen

Einkauf

• Einholung und Vergleich von Lieferantenangeboten
• Vorbereitung und Erstellung von Bestellungen in Abstimmung mit dem Einkauf und der Projektleitung
• Nachverfolgung von Lieferterminen und Abstimmung mit Lieferanten

Unterstützung der Projektleitung

• Unterstützung bei der organisatorischen und kaufmännischen Abwicklung von Projekten
• Vorbereitung von Angeboten, Aufträgen und projektbezogenen Abrechnungen
• Zuordnung und Überwachung projektbezogener Kosten
• Pflege von Projektübersichten, Terminplänen und Dokumentationen
• Nachverfolgung von Terminen und offenen Aufgaben in Abstimmung mit der Projektleitung
• Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Dienstleistern
• Vorbereitung von Besprechungen und Erstellung von Protokollen
• Zusammenstellung von Unterlagen für Projektabschlüsse
• Erstellung kleinerer Zeichnungen in AutoCAD

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Erfahrung in der Buchhaltung und kaufmännischen Verwaltung, idealerweise auch im Einkauf oder in der Projektassistenz
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, sowie Erfahrung mit Buchhaltungs- oder ERP-Software
• Grundkenntnisse in AutoCAD zur Erstellung einfacher Zeichnungen
• Zahlenverständnis und organisatorisches Geschick
• Selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Teamfähigkeit
• Klare Kommunikation und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu koordinieren

Organisatorische Einordnung

Die Stelle berichtet an die kaufmännische Leitung beziehungsweise Geschäftsführung und arbeitet eng mit der Projektleitung und dem Einkauf zusammen.

Anmerkung

ca. 25 Std. / Woche

Nos offres d'emploi s'adressent toujours à toutes les personnes capables de travailler, quels que soient leur âge, leur sexe, leur origine, leur orientation sexuelle, leur handicap, leur religion et leur idéologie, etc. Les candidats sont exclusivement sélectionnés sur la base de leurs qualifications. Les erreurs dans les informations données et l'orthographe sont réservées.