Office administrator

Wir sind eine kleine private Hausverwaltung im Herzen von Berlin. Von unserem Standort in Berlin-Charlottenburg aus kümmern wir uns zuverlässig und persönlich um die Verwaltung und Vermietung von Immobilien.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine freundliche und gut organisierte Empfangskraft / Büro-Allrounder (m/w/d). Sie sind die erste Anlaufstelle für Anrufer, Mieter, Eigentümer, Dienstleister und Besucher und sorgen dafür, dass im Büroalltag alles rundläuft.

Ihre Aufgaben

• Freundlicher Empfang und Betreuung von Besuchern
• Annahme, Weiterleitung und Koordination eingehender Telefonate
• Bearbeitung des allgemeinen E-Mail- und Schriftverkehrs
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
• Terminplanung und -koordination
• Allgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben
• Erstellung und Bearbeitung einfacher Schreiben, Mitteilungen und Aushänge
• Ablage, Digitalisierung und Pflege von Unterlagen
• Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterial
• Entgegennahme und Weiterleitung von Anliegen von Mietern, Eigentümern, Handwerkern und Dienstleistern
• Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Allgemeine Aufgaben, die im Büroalltag einer Hausverwaltung anfallen

Das sollten Sie unbedingt mitbringen

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Freundliches und professionelles Auftreten – persönlich und am Telefon
• Zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren gleichzeitigen Anliegen den Überblick zu behalten
• Sicherer Umgang mit E-Mail, Internet und den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen
• Freude am Kontakt mit Menschen und eine ausgeprägte Serviceorientierung

Das wäre zusätzlich wünschenswert

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung am Empfang, im Sekretariat, in der Büroorganisation oder Kundenbetreuung
• Erfahrung in einer Haus- oder Immobilienverwaltung
• Grundkenntnisse der Immobilienwirtschaft
• Erfahrung mit Verwaltungs- oder Dokumentenmanagementsoftware

Eine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung in der Immobilienbranche ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich. Entscheidend sind für uns vor allem Zuverlässigkeit, Organisationstalent, ein freundlicher Umgang mit Menschen und die Bereitschaft, im Büroalltag vielseitig mit anzupacken.

Das bieten wir Ihnen

• Einen unbefristeten Arbeitsplatz in einem kleinen und persönlichen Team
• Beschäftigung in Vollzeit oder nach Absprache in Teilzeit
• Flexible und planbare Arbeitszeiten im Rahmen der Büro- und Empfangszeiten
• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Eigenverantwortung
• Kurze Entscheidungswege
• Eine gründliche Einarbeitung
• Gesetzliche Arbeitgeberleistungen zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung
• Möglichkeit zur fachlichen Weiterentwicklung im Bereich Immobilienverwaltung

Ihre Bewerbung

Für eine Bewerbung benötigen wir:

• einen aktuellen Lebenslauf
• relevante Arbeitszeugnisse beziehungsweise Nachweise über bisherige Tätigkeiten
• Ihren möglichen Eintrittstermin
• Ihre Gehaltsvorstellung

Our job advertisements are always directed at all people capable of working, regardless of age, gender, origin, sexual orientation, disability, religion and ideology, etc. Applicants are exclusively selected based on their qualifications. Errors in the given information and spelling reserved.