Paralegal and notary clerk

Was Sie bei uns erwartet

Sie sind ausgebildete Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte – und suchen einen neuen Weg, auf dem Sie Ihre Stärken (Fristen im Griff, Akten sauber geführt, Mandanten freundlich empfangen, Diskretion als Selbstverständlichkeit) in einem anderen Umfeld einsetzen können? Bei uns wird Ihre juristisch geprägte Arbeitsweise zum Pluspunkt – nicht in der Klageschrift, sondern im strukturierten Office Management einer modernen, vollständig digitalen Steuerberatungskanzlei.

Wir sind 20 Kolleginnen und Kollegen in zentraler Lage in Dortmund. Unsere Mandantinnen und Mandanten – vom Handwerksbetrieb bis zur mittelständischen GmbH – schätzen uns für klare Kommunikation, kurze Wege und konsequent papierloses Arbeiten. Damit das alles reibungslos funktioniert, brauchen wir Sie als organisatorisches Rückgrat unseres Büros.

Wichtig vorab: Diese Stelle ist eine reine Office-Management- und Sachbearbeitungsfunktion. Anwaltliche oder notarielle Tätigkeiten gehören nicht zum Aufgabengebiet – wir sind eine Steuerberatungskanzlei.

Ihre Aufgaben

Office Management

• Erste Ansprechperson für Mandanten, Telefonzentrale, Empfang und Postbearbeitung
• Termin- und Fristenmanagement für die Geschäftsleitung und das Team
• Organisation interner Abläufe: Bestellungen, Dienstleister, Büroausstattung, Reisebuchungen
• Vor- und Nachbereitung von Mandantenterminen und Besprechungen
• Unterstützung der Partner Thorsten Schwipp und Sebastian Kanter im Tagesgeschäft

Sachbearbeitung

• Mandantenanlage und -pflege in DATEV (Eigenorganisation comfort, DMS)
• Erstellung und Versand der Honorarrechnungen nach StBVV inklusive Mahnwesen
• Verwaltung der digitalen Mandantenakten und Dokumentenablage
• Korrespondenz mit Finanzbehörden, Mandanten und Geschäftspartnern
• Pflege von Vorlagen, Listen und kanzleiinternen Prozessen

Eine strukturierte Einarbeitung in die DATEV-Anwendungen und unsere internen Abläufe ist selbstverständlich. Sie müssen kein DATEV-Profi sein, wenn Sie kommen – aber Sie sollten Lust haben, es zu werden.

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r (m/w/d), Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Notarfachangestellte/r oder vergleichbare Qualifikation
• Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise – das, was Sie aus der Kanzleiwelt mitbringen
• Sicheres und freundliches Auftreten im persönlichen und telefonischen Mandantenkontakt
• Routinierter Umgang mit MS Office (insbesondere Word und Outlook)
• Verständnis für Verschwiegenheit als selbstverständliche Berufspflicht (§ 203 StGB / § 57 StBerG)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• DATEV-Vorkenntnisse von Vorteil, aber keine Voraussetzung – Einarbeitung erfolgt strukturiert

Berufseinsteigerinnen und Berufseinsteiger nach abgeschlossener Ausbildung sind ausdrücklich willkommen.

Wir bieten Ihnen

• Leistungsgerechte Vergütung nach Qualifikation, zuzüglich individueller Gehaltsboni und teamorientierter Zusatzzahlungen
• Echte Flexibilität: Vollzeit oder Teilzeit, freie Zeiteinteilung, anteiliges Homeoffice nach Einarbeitung
• Unbefristete Festanstellung mit langfristiger Perspektive
• Vollständig digitalisierte Arbeitsprozesse: papierloses Büro, digitale Mandantenakte, DATEV Unternehmen online, Scannerbox
• Kanzleifinanzierte Weiterbildung – auch fachfremd, etwa zur Bürokauffrau/zum Bürokaufmann oder geprüfte/r Bürofachkraft, wenn Sie sich weiterentwickeln möchten
• Moderne Arbeitsmittel: zwei Monitore, höhenverstellbarer Schreibtisch, klimatisierte Büros
• Betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen, ÖPNV- oder Jobticket
• Eine Feel-Good-Managerin und ein Team, das den Arbeitsalltag aktiv gestaltet: gemeinsames Frühstück mit längeren Pausenzeiten, Bestell- und Grill-Donnerstag, After-Work-Events, Sommer- und Weihnachtsfest
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege, eigene Ideen werden ernst genommen und umgesetzt
• Zentrale Lage in Dortmund mit guter Verkehrsanbindung und Parkmöglichkeiten

Sonstige Hinweise

Bewerbungen schwerbehinderter Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die Stelle ist sowohl in Vollzeit als auch in Teilzeit zu besetzen.

Ihre Bewerbung

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung – gerne per E-Mail an bewerbung@steuer-es.de unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung.

Sie haben vorab Fragen? Rufen Sie mich gerne direkt an: Thorsten Schwipp, +49 231 9529580.

Alternativ können Sie sich unkompliziert und ohne klassische Bewerbungsunterlagen über unsere Karriereseite bewerben: www.karriere-steuer-es.de

Our job advertisements are always directed at all people capable of working, regardless of age, gender, origin, sexual orientation, disability, religion and ideology, etc. Applicants are exclusively selected based on their qualifications. Errors in the given information and spelling reserved.