Management assistant - Office management

Als kaufmännischer Angestellter (m/w/d) im Bereich RWA / BMA übernehmen Sie eine zentrale Rolle im administrativen und organisatorischen Ablauf unserer Projekte im Segment Brandmelde- und Rauch- und Wärmeabzugsanlagen. Sie unterstützen unsere Fachabteilungen bei der Angebotserstellung, Auftragsbearbeitung, Terminplanung und Dokumentation und sind zugleich Ansprechpartner für Kunden, Partner und Lieferanten – sowohl schriftlich als auch telefonisch. Mit Ihrem Organisationstalent, Ihrem Blick für Details und Ihrer strukturierten Arbeitsweise tragen Sie maßgeblich dazu bei, dass unsere Abläufe im Bereich RWA / BMA reibungslos und effizient funktionieren.

Ihre Aufgaben:

Angebots- und Auftragswesen: Sie erstellen Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen und unterstützen bei der kaufmännischen Projektabwicklung.

Kommunikation und Schriftverkehr: Sie führen den gesamten Schriftverkehr mit Kunden, Lieferanten und Partnerunternehmen – freundlich, professionell und termingerecht.

Terminmanagement und Reiseorganisation: Sie koordinieren interne und externe Termine, planen Schulungen sowie Geschäftsreisen und behalten stets den Überblick.

Telefonische Betreuung: Sie stehen unseren Kunden und Partnern telefonisch mit Rat und Tat zur Seite und leiten Anfragen kompetent weiter.

Einkauf und Dienstleistungsbeauftragung: Sie bestellen Materialien, holen Angebote ein und vergeben Aufträge an Dienstleister – wirtschaftlich und zuverlässig.

Administrative Unterstützung: Sie unterstützen die Geschäftsleitung sowie andere Abteilungen bei organisatorischen Aufgaben und tragen so aktiv zum Tagesgeschäft bei.

Ihr Profil:

Kaufmännische Ausbildung: Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung zur Industriekauffrau / zum Industriekaufmann (m/w/d), zur Kauffrau / zum Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement oder über eine vergleichbare Qualifikation im kaufmännischen Bereich.

Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich: Idealerweise bringen Sie erste einschlägige Berufserfahrung im kaufmännischen Umfeld mit und sind mit typischen administrativen und organisatorischen Aufgaben vertraut.

Office-Kenntnisse: Sie gehen sicher mit MS Office um, insbesondere mit Excel, und nutzen die Anwendungen routiniert für Auswertungen, Dokumentationen und den Schriftverkehr.

ERP-Kenntnisse und IT-Affinität: Sie verfügen idealerweise über erste Erfahrungen im Umgang mit gängigen ERP-Systemen und können sich dank Ihrer IT-Affinität schnell in neue Softwarelösungen einarbeiten. Kenntnisse in einschlägigen ERP-Systemen sind dabei von Vorteil.

Strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise: Sie arbeiten sorgfältig, organisiert und selbstständig, setzen Prioritäten sinnvoll und halten zugesagte Termine zuverlässig ein.

Serviceorientiertes Auftreten und Kommunikationsfähigkeit: Sie treten freundlich, zuvorkommend und serviceorientiert auf und kommunizieren klar und wertschätzend – sowohl schriftlich als auch mündlich.

Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion: Sie schätzen die Zusammenarbeit im Team, sind verlässlich und handeln stets vertrauenswürdig sowie diskret – auch im Umgang mit sensiblen Informationen.

Freude an effizienten Arbeitsabläufen: Sie haben Spaß daran, Arbeitsprozesse effizient zu gestalten, bringen eigene Ideen zur Optimierung ein und unterstützen aktiv bei der Weiterentwicklung bestehender Abläufe.

Kenntnisse im Brandschutz: Sie verfügen über Grundkenntnisse relevanter Normen und Vorschriften im Bereich Brandschutz (z. B. VDE); Richtlinien des VdS sind von Vorteil.

Das erwartet Sie bei uns:

Leistungsgerechte Vergütung: Sie erhalten ein attraktives Gehalt inklusive betrieblicher Altersvorsorge und vermögenswirksamer Leistungen.

Abwechslungsreiche Aufgaben: Freuen Sie sich auf vielfältige Tätigkeiten in einem spannenden Arbeitsumfeld mit direktem Bezug zur Praxis.

Sicherheit und Perspektive: Wir bieten Ihnen einen Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen mit hoher Krisensicherheit.

Individuelle Entwicklung: Durch Weiterbildungen und interne Förderung unterstützen wir Sie bei Ihrer persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung.

Wertschätzung und Zusammenhalt: Bei uns erwartet Sie ein offenes Miteinander, eine kollegiale Atmosphäre und Raum für Eigenverantwortung.

Freiheit für Ihr Engagement: Wenn Sie sich ehrenamtlich engagieren, stellen wir Sie gerne frei, um Ihre sozialen Projekte zu unterstützen.

Our job advertisements are always directed at all people capable of working, regardless of age, gender, origin, sexual orientation, disability, religion and ideology, etc. Applicants are exclusively selected based on their qualifications. Errors in the given information and spelling reserved.