Office assistant

Kurzbeschreibung 

Zur organisatorischen und administrativen Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir eine zuverlässige und gut strukturierte Assistenz (m/w/d). In dieser vielseitigen Position koordinieren Sie Termine und Aufgaben, bereiten Besprechungen vor und nach und unterstützen bei Personal-, Vertrags- und Organisationsthemen. Sie behalten auch bei kurzfristigen Anforderungen den Überblick und sorgen dafür, dass Informationen, Unterlagen und offene Punkte zuverlässig bearbeitet werden. 

Ihre Aufgaben 

• Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen 
• Sichtung, Priorisierung und Bearbeitung von E-Mails, Nachrichten und Rückrufen 
• Vor- und Nachbereitung von Geschäftsführungsrunden, Mitarbeitergesprächen und weiteren internen Besprechungen 
• Erstellung von Agenden, Gesprächszusammenfassungen, Aufgabenlisten und Entscheidungsvorlagen 
• Nachverfolgung offener Punkte, Fristen und delegierter Aufgaben 
• Unterstützung im Bewerbungsmanagement, insbesondere Sichtung von Unterlagen, Bewerberkommunikation und Terminabstimmung 
• Mitwirkung beim Onboarding neuer Mitarbeitender sowie bei der Organisation von Schulungen und Weiterbildungen 
• Erstellung und Pflege von personalbezogenen Unterlagen, beispielsweise Arbeitszeugnissen und organisatorischen Checklisten 
• Koordination und strukturierte Ablage von Verträgen, AGB, Auftragsverarbeitungsvereinbarungen und sonstigen Geschäftsunterlagen 
• Kommunikation und Terminabstimmung mit Kanzleien, Behörden, Bildungsträgern, Kunden und weiteren externen Ansprechpartnern 
• Pflege von digitalen Ablage-, Aufgaben- und Kommunikationsstrukturen 
• Unterstützung bei internen Projekten sowie bei der Dokumentation und Verbesserung organisatorischer Abläufe 
• Erstellung von Auswertungen, Übersichten, Präsentationen und schriftlichen Vorlagen 
• Allgemeine administrative Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft 

Ihr Profil 

• Idealerweise Berufserfahrung in der Assistenz, im Office-Management oder in einer vergleichbaren koordinierenden Funktion 
• Sehr gute Organisationsfähigkeit und eine selbstständige, sorgfältige Arbeitsweise 
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten 
• Fähigkeit, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren und auch bei kurzfristigen Änderungen den Überblick zu behalten 
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Zuverlässigkeit 
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift 
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, Word, Excel, SharePoint und Planner 
• Bereitschaft, sich in weitere betriebliche Anwendungen und Prozesse einzuarbeiten 
• Interesse an Personal-, Vertrags- und Organisationsthemen 

Das bieten wir 

• Eine abwechslungsreiche Position mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung 
• Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit organisatorischer Eigenverantwortung 
• Kurze Kommunikations- und Entscheidungswege 
• Ein modernes, digital unterstütztes Arbeitsumfeld 
• Eine strukturierte Einarbeitung in die betrieblichen Abläufe 
• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterbildung

Our job advertisements are always directed at all people capable of working, regardless of age, gender, origin, sexual orientation, disability, religion and ideology, etc. Applicants are exclusively selected based on their qualifications. Errors in the given information and spelling reserved.