Shorthand secretary, office assistant

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Unterstützung bei der Organisation des Büroalltags sowie bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Bearbeitung der laufenden Korrespondenz und Beantwortung von Anfragen von Teilnehmenden, Kooperationspartnern und externen Ansprechpartnern.
• Unterstützung bei der organisatorischen Betreuung von Teilnehmenden sowie bei Fragen rund um Studium, Arbeit und Alltag in Deutschland.
• Mitwirkung bei der Organisation von Anreisen, Unterkünften und weiteren organisatorischen Angelegenheiten der Teilnehmenden.
• Erstellung, Bearbeitung, Ablage und Pflege von Dokumenten, Unterlagen und Datenbanken.
• Unterstützung bei der Terminplanung sowie bei der Vorbereitung und Organisation von Besprechungen und Bildungsveranstaltungen.
• Allgemeine administrative Unterstützung der Geschäftsführung und der zuständigen Mitarbeiter im Tagesgeschäft.

Anforderungsprofil

• Sehr gute Deutschkenntnisse und Chinesischkenntnisse sowie fundierte Kenntnisse über das Leben und den Alltag in Deutschland.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Sozialkompetenz sowie ein hohes Maß an Einfühlungsvermögen und die Fähigkeit, die Bedürfnisse und Anliegen unterschiedlicher Kunden zu erkennen und angemessen darauf einzugehen.
• Sicheres und situationsgerechtes Kommunikationsverhalten sowie die Fähigkeit, den Kommunikationsstil flexibel an unterschiedliche Gesprächspartner und Situationen anzupassen.
• Eigeninitiative, ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein, eine strukturierte Arbeitsweise sowie eine hohe Umsetzungsstärke.
• Ausgeprägte Teamfähigkeit, gegenseitiger Respekt, Verständnis für unterschiedliche Perspektiven und ein hohes Maß an Kooperationsbereitschaft.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung an: hr@ghz-berlin.org

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

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