Office administrator

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Büroleitung (m/w/d)

für 30 Wochenstunden

Die Stiftung Grundbildung Berlin ist als bundesweit erste Stiftung öffentlichen Rechts für Alphabetisierung und Grundbildung verantwortlich für die Umsetzung eines gesellschaftlich hoch relevanten Bildungsauftrags.

Start: zum nächstmöglichen Zeitpunkt Umfang: 30 Stunden/Woche Befristung: unbefristet Vergütung: nach TV-L E9a

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere

Als Büroleitung sorgen Sie gemeinsam mit dem Vorstand und dem Team für eine gut organisierte Geschäftsstelle und verlässliche administrative Abläufe. Sie unterstützen den Vorstand im laufenden Geschäftsbetrieb und sind eine zentrale Schnittstelle innerhalb der Stiftung sowie zu externen Ansprechpartner:innen und Dienstleister:innen.

Büroorganisation & Koordination

• Eigenständige Organisation und Koordination der Geschäftsstelle
• Sicherstellung verlässlicher administrativer und organisatorischer Abläufe
• Organisation allgemeiner Bürobedarfe
• Koordination organisatorischer Fragen zu Räumen, Technik und Infrastruktur
• Besetzung des allgemeinen Stiftungstelefons sowie Annahme, Zuordnung und Weiterleitung eingehender Anfragen

Unterstützung des Vorstands & Gremien

• Organisatorische und administrative Unterstützung des Vorstands, unter anderem bei Terminen, Fristen und Wiedervorlagen
• Zusammenstellung entscheidungsrelevanter Unterlagen
• Selbstständige Steuerung von Gremiumsprozessen
• Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen
• Zusammenstellung von Sitzungsunterlagen und Protokollführung
• Nachhalten von Beschlüssen und Arbeitsaufträgen

Finanzen & Personal

• Bearbeitung administrativer Vorgänge im Bereich Finanzen, insbesondere vorbereitende Buchhaltung sowie Rechnungsbearbeitung und -prüfung im Rahmen der festgelegten Verfahren
• Koordination der erforderlichen Bearbeitungsschritte
• Bearbeitung administrativer Vorgänge im Personalbereich, insbesondere Personalmeldungen, Personalakten und Verwaltung von Vertragsunterlagen
• Koordination wiederkehrender Personalprozesse

Dienstleister:innen & externe Zusammenarbeit

• Koordination und Kommunikation mit externen Dienstleister:innen
• Nachverfolgung von Aufträgen und offenen Vorgängen
• Termin- und Leistungskontrolle

Prozesse & Weiterentwicklung

• Analyse, Gestaltung und Weiterentwicklung interner administrativer und organisatorischer Abläufe
• Entwicklung und Pflege von Übersichten, Vorlagen, Checklisten und Dokumentationen

Das bringen Sie mit

• Einen für das Aufgabengebiet geeigneten Hochschulabschluss oder eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung im Verwaltungs-, Büro- oder kaufmännischen Bereich und entsprechende Berufserfahrung
• Einschlägige Erfahrung in der Büroorganisation, Verwaltung oder administrativen Koordination Hohe Zahlenaffinität
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und die Fähigkeit, unterschiedliche Aufgaben, Termine und Fristen selbstständig zu koordinieren
• Eine strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Sehr gute Kenntnisse der gängigen Microsoft-Office-Anwendungen und die Bereitschaft, sich in weitere digitale Anwendungen und Arbeitsprozesse einzuarbeiten
• Ein sicheres und freundliches Auftreten sowie sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Einen verbindlichen und serviceorientierten Umgang mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartner:innen
• Verantwortungsbewusstsein und einen vertrauensvollen Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
• Teamfähigkeit, Eigeninitiative und die Bereitschaft, organisatorische Abläufe aktiv mitzugestalten
• Interesse an den Themen und Zielen der Stiftung Grundbildung Berlin

Idealerweise bringen Sie außerdem mit

• Erfahrung in der organisatorischen Unterstützung von Leitungskräften
• Erfahrung in der Vorbereitung und Begleitung von Gremiensitzungen
• Kenntnisse in der vorbereitenden Buchhaltung und Rechnungsbearbeitung
• Erfahrungen in der Personaladministration
• Erfahrungen mit Verwaltungsabläufen im öffentlichen oder gemeinnützigen Bereich

Das bieten wir

• Ein soziales und sinnstiftendes Arbeitsumfeld mit viel Gestaltungsspielraum
• Flexible Arbeitszeitmodelle
• Sehr gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Ein engagiertes Team
• Vergütung nach TV-L E9a
• Eine unbefristete Stelle mit 30 Wochenstunden

Bewerbung

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit Motivationsschreiben, Lebenslauf und Arbeitszeugnissen.

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung per E-Mail an:

Dr. Theresa Hamilton bewerbung@grundbildung-berlin.de

Auf Wunsch schicken wir Ihnen gerne auch das Anforderungsprofil zu.

Die Integration von Menschen mit Behinderung entspricht unserem Selbstverständnis. Wir begrüßen daher ausdrücklich deren Bewerbung.

Die offene Stelle ist bei der Agentur für Arbeit gemeldet.

Our job advertisements are always directed at all people capable of working, regardless of age, gender, origin, sexual orientation, disability, religion and ideology, etc. Applicants are exclusively selected based on their qualifications. Errors in the given information and spelling reserved.