Projektkoordinator/in (kaufmännisch)

Diese Vorteile genießen bereits unsere Mitarbeiter.

• Modernste Montagewagen mit Luftfahrwerk, Automatik-Schaltung, Sitzheizung, Komfortsitzen, Akustikpaket, allen möglichen Assistenten und vielem Mehr damit Du sicher und komfortabel von A nach B kommst.
• Produktvielfalt von den besten Herstellern sodass Du flexibel auf Kundenwünsche und die verschiedenen Bedürfnisse eingehen kannst.
• Außergewöhnliches Miteinander mit netten und hilfsbereiten Kollegen, denen Deine Einarbeitung am Herzen liegt.
• 30 Tage Urlaub und eine flexible Arbeitszeit mit Gleitzeit damit Du genügend Zeit für Freunde, Familie, Reisen und Erholung hast.
• Persönliche und berufliche Weiterentwicklung Wir fördern Dich und Deine Karriere mit Fortbildungsangeboten.
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld damit Du Dir auch mal was gönnen kannst.
• Attraktive Vergütung mit der wir Deine Leistung belohnen.
• iPad und Handy mit Vertrag kostenlos dazu
• Früher Start ins Wochenende weil wir Dir auf Wunsch eine 4-Tage-Woche ermöglichen.
• Regionale Aufträge mit kurzen Fahrtstrecken und pünktlichem Feierabend.
• Helle und moderne Büroräume – im neuen Firmengebäude in Neustadt an der Waldnaab die den Büroalltag angenehm machen.
• Moderne Profi-Werkzeuge von Herstellern wie z.B. Makita die Dich bei Deiner täglichen Arbeit unterstützen.

Deine Aufgaben

Technische Auftragsübernahme

• Du übernimmst Kundenaufträge nach der Auftragserteilung.
• Du prüfst die vorhandenen Unterlagen auf Vollständigkeit und Plausibilität.
• Du kontrollierst Maße, Ausführungen, Farben, Zubehör, Montageumfang und weitere auftragsrelevante Angaben.
• Du erkennst fehlende Informationen und offene technische Punkte frühzeitig.
• Du holst notwendige Unterlagen, Entscheidungen und Freigaben bei Kunden, Lieferanten oder intern ein.
• Du bereitest technisch besondere oder risikobehaftete Fälle zur Entscheidung durch die Geschäftsleitung vor.

Montagevorbereitung

• Du bereitest jeden Auftrag vollständig und nachvollziehbar für die Montage vor.
• Du dokumentierst Materialien, Zubehör, Zusatzleistungen, Besonderheiten und offene Restpunkte.
• Du stellst sicher, dass unsere Monteure alle benötigten Informationen rechtzeitig erhalten.
• Du denkst Reihenfolgen, Abhängigkeiten und die praktische Ausführbarkeit der Arbeiten mit.
• Du stimmst dich eng mit unserer Montageeinteilung, dem Vertrieb und der Geschäftsleitung ab.
• Du sorgst dafür, dass die Baustelle organisatorisch und technisch sauber vorbereitet ist.

Servicefälle, Nachbestellungen und Restpunkte

• Du erfasst und koordinierst Nachbestellungen, Servicefälle und offene Restarbeiten.
• Du hältst offene Vorgänge bis zur vollständigen Erledigung nach.
• Du sorgst dafür, dass Kunden, Monteure und interne Ansprechpartner über den aktuellen Stand informiert sind.
• Du dokumentierst Abweichungen und bereitest notwendige Entscheidungen vor.
• Entscheidungen über Haftung, Kulanz oder weitergehende Zusagen triffst du nicht eigenmächtig, sondern stimmst diese mit der Geschäftsleitung ab.

Bestellung und Lieferantenkoordination

• Du bereitest Bestellungen innerhalb der festgelegten Freigaben vor und löst diese aus.
• Du prüfst Auftragsbestätigungen sorgfältig gegen unseren Auftrag und die vereinbarte Ausführung.
• Du klärst Rückfragen und Abweichungen direkt mit unseren Lieferanten.
• Du überwachst Liefertermine und hältst fehlende Bestätigungen konsequent nach.
• Du erkennst Fehlteile, Änderungen, Unstimmigkeiten und Verzögerungen frühzeitig.
• Du sorgst dafür, dass offene Lieferantenthemen nicht erst kurz vor der Montage auffallen.

Kundenkommunikation während der Auftragsabwicklung

• Du informierst unsere Kunden verbindlich über Freigaben, Lieferstatus, Termine und die nächsten Schritte.
• Du nimmst technische Rückfragen vollständig auf und sorgst für eine nachvollziehbare Klärung.
• Du forderst fehlende Informationen freundlich, aber konsequent ein.
• Du hältst Kunden aktiv auf dem Laufenden, ohne dass diese mehrfach nachfragen müssen.
• Du kommunizierst klar und verbindlich, ohne Verkaufsdruck aufzubauen.

Dokumentation und interne Ordnung

• Du dokumentierst Vorgänge vollständig und verständlich.
• Du setzt Wiedervorlagen und arbeitest offene Punkte selbstständig ab.
• Du sicherst die Übergaben zwischen Vertrieb, Auftragsabwicklung und Montage.
• Du sorgst dafür, dass wichtige Informationen nicht nur im Kopf einzelner Personen bleiben.
• Du hältst den Bearbeitungsstand unserer Aufträge zuverlässig aktuell.

Das bringst du mit

• technisches Verständnis und Interesse an handwerklichen Abläufen
• Erfahrung im Handwerk, im Bauzulieferbereich oder in der technischen Auftragsabwicklung
• eine strukturierte, ruhige und zuverlässige Arbeitsweise
• ein gutes Verständnis für Reihenfolgen, Abhängigkeiten und Vollständigkeit
• die Fähigkeit, Unterlagen sorgfältig zu prüfen und Unstimmigkeiten zu erkennen
• Freude daran, offene Themen aktiv nachzuhalten und vollständig abzuschließen
• eine klare und verbindliche Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Monteuren
• einen sicheren Umgang mit Büroorganisation und digitaler Vorgangsbearbeitung
• gutes schriftliches und mündliches Deutsch
• die Bereitschaft, bei Unsicherheiten nachzufragen, statt unnötige Risiken einzugehen

Du passt zu uns, wenn du …

• gerne Ordnung in komplexe Vorgänge bringst,
• auch bei mehreren parallelen Aufträgen ruhig bleibst,
• Probleme lieber früh erkennst, als später darauf reagieren zu müssen,
• dich nicht darauf verlässt, dass andere dich an offene Punkte erinnern,
• Aufgaben nicht nur beginnst, sondern zuverlässig abschließt,
• freundlich und verbindlich nachfassen kannst,
• unsere Monteure und ihre praktische Erfahrung respektierst,
• gegenüber Kunden und Lieferanten klar auftrittst,
• Verantwortung übernehmen möchtest, ohne bei Unsicherheiten unnötige Risiken einzugehen.

Weitere Informationen findest du auf unserer Homepage.

Unsere Stellenausschreibungen richten sich stets an alle berufsfähigen Menschen, unabhängig von Alter, Geschlecht, Herkunft, sexueller Orientierung, Behinderung, Religion und Weltanschauung etc. Die Bewerberauswahl erfolgt ausschließlich qualifikationsorientiert. Irrtümer in den Angaben und der Schreibweise vorbehalten.