Office administrator

Für unser Unternehmen suchen wir eine Teamassistenz mit Schwerpunkt Disposition und Verwaltung (m/w/d )

Ihre Aufgaben:

In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie die Betriebsleitung sowie die Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Abläufen und sorgen für eine reibungslose Planung und Versorgung unserer Objekte.

• Disposition & Einsatzplanung: Planung, Organisation und Optimierung der Touren zur Objektversorgung unter Berücksichtigung von Personalverfügbarkeit, Wirtschaftlichkeit und Prioritäten Koordination von Personal- und Materialeinsätzen sowie kurzfristige Anpassung bei Ausfällen oder Engpässen Unterstützung in der Planung der Mitarbeiter (m/w/d) in der Unterhalts- und Sonderreinigung unter Berücksichtigung der Fehlzeiten
• Lagerverwaltung: Eigenständige Bedarfsermittlung in Abstimmung mit der Betriebsleitung Organisation, Kontrolle und Pflege der Lagerbestände sowie Durchführung von Bestellungen Unterstützung bei Inventuren und Optimierung der Lagerprozesse
• Verwaltung & Büroorganisation: Allgemeine administrative Tätigkeiten zur Unterstützung der Geschäftsführung, Betriebsleitung und Personalabteilung Pflege von Stammdaten, Dokumentenmanagement und digitale Ablage Erstellung von Auswertungen, Listen und einfachen Berichten Einlagern von Materialeingängen in den Bestandlägern sowie Bearbeitung der Eingangspost und entsprechende Weiterleitung an die zuständigen Stellen
• Kommunikation & Sekretariat: Ansprechpartner/in für Kunden, Mitarbeitende und externe Dienstleister Telefonische und schriftliche Korrespondenz Koordination von Terminen sowie Weiterleitung von Anfragen
• Schlüssel- und Zugangsmanagement: Verwaltung und Dokumentation von Schlüsseln und Zugangssystemen Ausgabe und Rücknahme an Mitarbeitende sowie Pflege der entsprechenden Nachweise Unterstützung bei der Digitalisierung und Nachverfolgung von Zugängen
• Operative Unterstützung: Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender in der Objektversorgung im organisatorischen Ablauf
• Die Arbeitszeit ist zwischen 12:00 und 17:00 Uhr

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
• Idealerweise Erfahrung in der Disposition, Gebäudereinigung oder Dienstleistungsbranche
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Systemen
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
• Selbstständige, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Deutsch in Wort und Schrift Wir bieten:
• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung
• Kurze Entscheidungswege und ein kollegiales Arbeitsumfeld
• Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen

Wir bieten:

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung
• Kurze Entscheidungswege und ein kollegiales Arbeitsumfeld
• Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen

Our job advertisements are always directed at all people capable of working, regardless of age, gender, origin, sexual orientation, disability, religion and ideology, etc. Applicants are exclusively selected based on their qualifications. Errors in the given information and spelling reserved.