Management assistant - Office management

Kernaufgaben und Verantwortungsbereiche

• Assistenz der Geschäftsführung: Terminmanagement, Nachverfolgung von To‑dos, Recherche zu gesetzlichen Grundlagen, Mengenmeldungen Entsorgung
• Unterstützung des Vertriebs (intern): Annahme von Telefonaten, Übernahme administrativer Aufgaben wie Auftrags- und Bestellabwicklung, Pflege von Kundendaten und Unterstützung bei der Erstellung von Reportings.
• Rechtssichere Kommunikation mit Behörden und Ämtern: Erstellung und Versand von Schriftverkehr, Fristenüberwachung, Zusammenstellung erforderlicher Unterlagen, Koordination mit internen Fachbereichen.
• Allgemeine Assistenzaufgaben: Ansprechpartner für die Mitarbeitenden, Büroorganisation, Planung von Mitarbeiterevents, Postbearbeitung und Schnittstellenfunktion zu anderen Abteilungen.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise mit Bezug zu Vertrieb, Logistik oder Ersatzteilwesen.
• Sicherer Umgang mit Behördenkommunikation und Erfahrung in der Erstellung formeller Schreiben.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; sichere Ausdrucksweise und Rechtschreibkompetenz.
• Gute Kenntnisse in MS Office; Erfahrung mit ERP/CRM‑Systemen von Vorteil.
• Strukturierte, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise; hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit.
• Selbstständigkeit, Organisationstalent und Belastbarkeit; ausgeprägte Kommunikationsstärke.

Leistungen:

• Betriebliche Altersvorsorge
• Betriebliche Weiterbildung
• Firmenevents
• Flexible Arbeitszeiten
• Kostenlose Getränke
• Kostenloser Parkplatz
• Mitarbeiter-Rabatt
• Preisnachlässe auf Produkte/Dienstleistungen des Unternehmens
• Weiterbildungsprogramme
• Zusätzliche Urlaubstage
• Unterstützung der Buchhaltung: Mahnwesen, vorbereitender Zahlungsverkehr und Überwachung der Bargeldkassen
• Prozessoptimierung und Dokumentation: Mitwirken bei der Verbesserung administrativer Abläufe und Pflege relevanter Dokumentationen.

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