Asistente de gestión - comunicación de oficina

Brandenburgische Ingenieurkammer | Potsdam

Sie behalten Termine und Aufgaben im Blick, organisieren gern und kommunizieren freundlich und verbindlich? Dann freuen wir uns auf Ihre Unterstützung in unserer Geschäftsstelle.

Die Brandenburgische Ingenieurkammer (BBIK) sucht zum 01.12.2026 eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d).

Als zentrale Ansprechperson unterstützen Sie die Geschäftsführung, organisieren den Büroalltag und begleiten die Arbeit unserer ehrenamtlichen Gremien.

Ihre Aufgaben

Assistenz und Büroorganisation

• organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung sowie Terminplanung und Pflege des Teamkalenders
• Erstellung und Bearbeitung von Schreiben, Korrespondenz und Unterlagen
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Betreuung des zentralen E-Mail-Postfachs
• Empfang und Betreuung von Gästen, Annahme von Telefonaten und Weiterleitung von Anliegen
• Abstimmung und Organisation notwendiger Vertretungen innerhalb des Teams
• Vorbereitung von Dienstreiseaufträgen

Gremienarbeit und Sitzungsmanagement

• organisatorische Vor- und Nachbereitung der Vorstandssitzungen und Vertreterversammlungen einschließlich Einladungen, Sitzungsunterlagen und Protokollführung
• Auswertung von Protokollen und Berichten aus der Kammer- und Gremienarbeit, der Bundesingenieurkammer sowie von Dienstreisen im Hinblick auf relevante Informationen und Handlungsbedarf
• Weiterleitung von Beschlüssen und daraus resultierenden Aufgaben an die zuständigen Mitarbeitenden in Abstimmung mit der Geschäftsführung
• Bereitstellung der Protokolle im internen Bereich der Website
• Pflege der Mitgliederübersichten von Gremien und Ausschüssen sowie Organisation der zugehörigen Kommunikation

Mitgliederbetreuung und Veranstaltungen

• Organisatorische Betreuung der regionalen Beratungsstellen
• Vorbereitung und Begleitung regionaler Mitgliederversammlungen, des BBIK-Dialogs und weiterer Veranstaltungen
• Pflege von Kontaktdaten in der Mitgliederverwaltung

Organisation der Geschäftsstelle

• Bestellung und Verwaltung von Büromaterial sowie Besorgungen für die Geschäftsstelle
• Verwaltung und Vorbereitung der Besprechungsräume einschließlich Bewirtung sowie Sicherstellung von Ordnung, Sauberkeit und erforderlichen Hygienemaßnahmen
• Betreuung von Bibliothek und Archiv

Das bringen Sie mit

• eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• idealerweise Erfahrung in der Assistenz, im Sekretariat oder in der Büroorganisation
• eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise sowie Freude an organisatorischen Aufgaben
• sehr gute Deutschkenntnisse und Sicherheit beim Verfassen von Schreiben und Protokollen
• einen sicheren Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und die Bereitschaft, sich in unsere Verwaltungsprogramme einzuarbeiten
• ein freundliches, verbindliches Auftreten, Teamgeist und einen serviceorientierten Umgang mit Mitgliedern, Ehrenamtlichen und Gästen
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen

Das erwartet Sie

• eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit eigenem Aufgabenbereichmit und direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• enger Kontakt zu Mitgliedern, Gremienvertretern und Kooperationspartnern
• kurze Entscheidungswege und Raum, organisatorische Abläufe mitzugestalten
• Vollzeit/Teilzeit mit mindestens 30 Wochenstunden
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten, flexible Arbeitszeiten
• ein zunächst is zum 31. Mai 2028 befristetes Arbeitsverhältnis. Bei erfolgreicher Zusammenarbeit besteht die Perspektive auf eine unbefristete Weiterbeschäftigung

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung an bewerbung@bbik.de.

Nuestros anuncios de empleo se dirigen siempre a todas las personas profesionalmente capacitadas, independientemente de su edad, sexo, origen, orientación sexual, discapacidad, religión, ideología, etc. La selección de los candidatos está orientada exclusivamente a la cualificación.Se reservan los errores de información y ortografía.