Specialist in office management

Über das CISPA

Das CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit ist eine Großforschungseinrichtung des Bundes innerhalb der Helmholtz- Gemeinschaft.

Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler des CISPA forschen auf dem Gebiet der Informationssicherheit, KI und Datenschutz. Sie betreiben modernste Grundlagenforschung und arbeiten an Lösungen für die drängendsten Herausforderungen unserer digitalen Welt.  CISPA-Forschungsergebnisse finden Einzug in industrielle Anwendungen und Produkte, die weltweit verfügbar sind. Damit stärkt das CISPA die Wettbewerbsfähigkeit Deutschlands und Europas.

Darüber hinaus fördert das CISPA gezielt Talente und bildet hochqualifizierte Fach- und Führungskräfte für Wirtschaft und Forschung aus – und trägt so sein Know-how nachhaltig in die Zukunft.

Ihr zukünftiges Aufgabengebiet: 

• Zuständigkeit für anfallende Administrations- und Koordinationstätigkeiten im Back Office der in- und ausländischen leitenden Wissenschaftler:innen am Zentrum
• Dienstreiseplanung, -buchung und -abrechnung für leitende Wissenschaftler:innen
• Erledigen von Korrespondenz per E-Mail und mittels anderer, meist elektronischer Kommunikationswege
• Organisation und Dokumentation der Prozesse und Abläufe an und zwischen den Standorten und in der Abteilung CISPA Office Management als Schnittstelle zu allen Verwaltungsabteilungen, Wissenschaftler:innen sowie dem Science Support
• Enge Zusammenarbeit mit dem Purchase Request Team, dem Front Offices Team, dem Eventservice und dem Travel Team
• Mitwirken bei der teambezogenen und abteilungsübergreifenden Prozessoptimierung und -dokumentation
• Mitwirken bei Implementierung neuer digitaler Anwendungen im Aufgabengebiet der Abteilung Office Management
• Erledigung typischer Rezeptionsaufgaben wie Gäste-Empfang, Raumbuchungen, Post- und Büromaterialorganisation

Für inhaltliche Fragen bezüglich der Stelle steht Ihnen Ilona Müller per E-Mail als Ansprechpartnerin zur Verfügung.

Ihr Anforderungsprofil: 

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. englischsprachig orientierte Fachschulqualifikation oder gleichwertiger Abschluss
• Mehrere Jahre Berufserfahrung in einer in hohem Maße fremdsprachlich geprägten, verantwortungsvollen Assistenzrolle
• Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office), eine hohe IT-Affinität und Eigeninitiative bei der Einarbeitung in digitale Anwendungen
• Ausgeprägtes Organisationstalent
• Sicheres und repräsentatives Auftreten, gute kommunikative Fähigkeiten und gute Umgangsformen
• Teamfähigkeit und hohe Serviceorientierung
• Freude an interkultureller Zusammenarbeit
• Akzeptanz der Regeln für steuerfinanzierte Gesellschaften
• Belastbarkeit, Voraussicht und Verlässlichkeit
• Die Fähigkeit, auch bei hohem Arbeitsaufkommen stets souverän und strukturiert zu arbeiten

Was wir bieten:

• Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich stark international geprägten Umfeld bearbeitet
• Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit fester Bestandteil unserer Personalpolitik.  Daher sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet
• Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) - Vergütung abhängig von Qualifikation bis Entgeltgruppe 8
• Die Stelle ist unbefristet zu vergeben
• Betriebsbedingt sind bis zu zwei Tage Homeoffice pro Woche möglich
• Flexible Arbeitszeiten
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
• DeutschlandJobticket
• Soziale und teambildende Aktivitäten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement

CISPA setzt sich dafür ein, den Anteil von Frauen, Minderheiten, Menschen mit Behinderungen und neurodivergenten Personen in der Informatik zu erhöhen. Bewerbungen schwerbehinderter Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, neurodivergenten Eigenschaften, Alter, sexueller Orientierung oder Identität.

Bitte beachten Sie, dass Fahrtkosten für Vorstellungsgespräche nicht erstattet werden.

Bitte laden Sie die Unterlagen als PDF ausschließlich in unserem Bewerbermanagementsystem hoch.

Bewerbungen per E-Mail können nicht akzeptiert werden.

Our job advertisements are always directed at all people capable of working, regardless of age, gender, origin, sexual orientation, disability, religion and ideology, etc. Applicants are exclusively selected based on their qualifications. Errors in the given information and spelling reserved.