Office assistant

Die Stelle als Assistent/in der Geschäftsleitung ist eine zentrale Funktion, in der du für die Verwaltung der komplexen Terminpläne, Termine und Korrespondenz des Präsidenten und des Kanzlers verantwortlich bist. Diese Position erfordert außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten, Diskretion sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und sich in einem schnelllebigen Umfeld anzupassen. Als Assistent/in der Geschäftsleitung wirst du Teil des President’s and Chancellor´s Office Teams und trägst dazu bei, eine reibungslose Kommunikation und Koordination zwischen dem Präsidenten, dem Kanzler und anderen Beteiligten sicherzustellen.

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Assistent/in der Geschäftsleitung (m/w/d)

(Vollzeit; 38,5 Stunden/Woche, befristet; 2 Jahre)

Deine Aufgaben:

Terminmanagement

• Pflege und Verwaltung der Tageskalender des Präsidenten und des Kanzlers, Planung von Besprechungen, Terminen und Veranstaltungen.
• Proaktives Erkennen von Terminkonflikten und Vorschlagen von Lösungen.
• Koordination von Reisevorbereitungen, einschließlich Flügen, Unterkünften und Reiserouten.

Besprechungskoordination

• Vorbereitung und Verteilung von Tagesordnungen, Unterlagen und Präsentationen für Besprechungen.
• Teilnahme an Besprechungen nach Bedarf, Führen detaillierter Protokolle und Nachverfolgung von Aktionspunkten.
• Koordination mit internen und externen Stakeholdern, um einen reibungslosen Ablauf der Sitzungen zu gewährleisten.

Kommunikation

• Funktion als Hauptansprechpartner für Anfragen und Korrespondenz, die an den Präsidenten und den Kanzler gerichtet sind.
• Entwurf und Bearbeitung professioneller E-Mails, Briefe und anderer Mitteilungen.
• Wahrung von Vertraulichkeit und Diskretion bei jeglicher Kommunikation.

Administrative Unterstützung

• Führung geordneter Unterlagen und Akten, einschließlich Dokumenten im Zusammenhang mit Vorstands- und Universitätsaktivitäten.
• Unterstützung bei der Erstellung von Berichten, Präsentationen und Informationsmaterialien.
• Stelle sicher, dass der Präsident und der Kanzler auf alle Termine gut vorbereitet sind.

Einbindung von Stakeholdern

• Baue starke Beziehungen zu Vorstandsmitgliedern, der Universitätsleitung, der Fakultät und externen Partnern auf und pflege diese.
• Erleichtere die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen dem Präsidenten, dem Kanzler und verschiedenen Stakeholdern.

Sonderprojekte

• Unterstütze den Präsidenten und den Kanzler bei Ad-hoc-Projekten und Initiativen.
• Führe Recherchen durch und sammle Informationen, um die Entscheidungsfindung und strategische Planung zu unterstützen.

Reisen

• Reisen nach Bedarf entsprechend den Aufgaben und dem Umfang der Rolle.
• Bei Bedarf können zusätzliche Aufgaben zugewiesen werden.

Deine Qualifikationen:

• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten mit nachgewiesener Kompetenz, komplexe Terminkalender zu verwalten und Terminkonflikte zu lösen.
• Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten; Fähigkeit, professionelle Korrespondenz zu verfassen und Vertraulichkeit zu wahren.
• Erfahrung in der Koordination von Besprechungen, der Vorbereitung von Materialien und der Verwaltung von Nachfassaktionen.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und Tools für die virtuelle Zusammenarbeit (z. B. Outlook, Zoom, Teams).
• Professionell, proaktiv und fähig, starke Beziehungen zu internen und externen Stakeholdern aufzubauen.

Was erwartet Dich an der Constructor University:

Wir sind eine internationale, private Universität von Weltrang und befinden uns auf einem spannenden Wachstumskurs mit der Erweiterung unseres Angebots. Werde Teil unseres Teams und unterstütze unsere globalen Teams! 

• Vertrauensarbeitszeit für Work-Life-Balance
• Möglichkeit für Mobiles Arbeiten
• Individuelle Einarbeitung, Förderung und Entwicklungsplanung
• Firmenfitness mit EGYM Well Pass (ehem. Qualitrain)
• Partner von Deutsche Dienstrad – Leasing eines Dienstrades; egal ob Fahrrad, Rennrad oder E-Bike (private und dienstliche Nutzung)
• 30 Tage Urlaub sowie zusätzliche freie Tage für besondere Anlässe
• Grüner Campus mit vielfältigen Essensmöglichkeiten und Freizeitbereichen, mach die Tour: Campus
• Constructor University hat umfangreiche Programme zu Nachhaltigkeit und Umweltverträglichkeit

Die Constructor University gewährleistet uneingeschränkt die akademische Freiheit jedes einzelnen Fakultätsmitglieds sowie aller weiteren Mitglieder der Hochschulgemeinschaft.

Wir fördern Vielfalt an der Universität in Bezug auf ethnische, kulturelle, soziale, religiöse, politische und nationale Hintergründe ebenso wie hinsichtlich individueller Lebensweisen.

Die Constructor University bietet allen qualifizierten Bewerberinnen und Bewerbern vollständige Chancengleichheit und ist ein Arbeitgeber, der für Gleichberechtigung steht.

Deine Bewerbung:

Bewirb dich noch heute einfach und unkompliziert. Wir freuen uns darauf dich kennenzulernen. Klicke dazu auf den Apply-Button und gehe die einzelnen Schritte durch, um deine Bewerbung abzuschließen. 

Die Sichtung der eingehenden Bewerbungen beginnt unmittelbar und endet mit der Besetzung der Vakanz. 

Bitte beachte, dass nur über das offizielle Bewerbungsportal eingereichte Bewerbungen berücksichtigt werden.

Our job advertisements are always directed at all people capable of working, regardless of age, gender, origin, sexual orientation, disability, religion and ideology, etc. Applicants are exclusively selected based on their qualifications. Errors in the given information and spelling reserved.