Management assistant - Office management

Stuttgart Instruments ist ein Deep-Tech-Unternehmen aus Baden-Württemberg, gegründet 2017 als Spin-off der Universität Stuttgart, mit rund 15 Mitarbeitenden. Wir entwickeln ultraschnelle, durchstimmbare Infrarotlasersysteme für Anwendungen in Wissenschaft und Industrie – von Spektroskopie über Nano- und Materialforschung bis hin zu bildgebenden Verfahren.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine strukturierte Persönlichkeit, die Auftragsabwicklung, Logistik, Reise- und Office-Organisation sowie den Aufbau schlanker Prozesse unterstützt.

Aufgaben

• Unterstützung der Auftragsabwicklung vom Auftragseingang bis zur Auslieferung
• Pflege und Nachverfolgung von Auftrags-, Liefer- und Kundendokumenten
• Organisation von Versand, Verpackung, Spedition, Zoll- und Exportunterlagen
• Reiseplanung und organisatorischer Support für Messen, Installationen und Serviceeinsätze
• Vorbereitung und Nachbereitung von Messen, Kundenbesuchen und internen Terminen
• Abstimmung mit Vertrieb, Produktion, Einkauf, Buchhaltung und Service zu offenen Punkten
• Unterstützung bei Einkauf, Rechnungsprüfung, Ablage und allgemeiner Büroorganisation
• Pflege von Checklisten, Vorlagen und internen Prozessstandards
• Mitwirkung beim Aufbau von Prozess- und Dokumentationsstrukturen in Richtung QMS/ISO 9001

Profil

• Kaufmännische oder technische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in Assistenz, Office Management, Auftragsabwicklung, Logistik oder Operations
• Sehr strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
• Freude an Organisation, Nachverfolgung und administrativem Support
• Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen; ERP-/CRM-Erfahrung von Vorteil
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sorgfalt bei Dokumenten, Terminen, Export- und Kundendaten
• Kommunikationsstärke, Hands-on-Mentalität und Interesse an High-Tech-Produkten

Unser Angebot

• Zentrale Rolle beim Aufbau professioneller Operations- und Supportstrukturen
• Breites Aufgabenfeld zwischen Office, Auftragsabwicklung, Logistik und Prozessen
• Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Vertrieb, Produktion, Einkauf, Buchhaltung und Service
• Direkter Einfluss auf Lieferfähigkeit, Kundenzufriedenheit und interne Abläufe
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Moderne Arbeitsumgebung und spannende High-Tech-Anwendungen
• Faire Vergütung und langfristige Perspektive

Arbeitsort ist Stuttgart Vaihingen in sehr gut erreichbarer Lage.

Bewerbung

Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und Gehaltsvorstellung per E-Mail an hr@s-instruments.de

Our job advertisements are always directed at all people capable of working, regardless of age, gender, origin, sexual orientation, disability, religion and ideology, etc. Applicants are exclusively selected based on their qualifications. Errors in the given information and spelling reserved.