Management assistant - Office management

IG-CP mbH – Gemeinsam Zukunft gestalten

Ziel der Stelle

Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags durch die Organisation administrativer Abläufe, Unterstützung der Geschäftsführung, Pflege der Büroorganisation sowie Durchführung vorbereitender buchhalterischer Tätigkeiten.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Büroorganisation und Office Management

• Organisation und Pflege der Büroräume
• Beschaffung von Büro-, Küchen- und Verbrauchsmaterialien
• Pflege der Büropflanzen
• Sicherstellung eines ordentlichen und funktionalen Arbeitsumfelds

Vorbereitende Buchhaltung

• Erfassung, Prüfung und Sortierung von Eingangs- und Ausgangsbelegen
• Vorbereitung und Zusammenstellung der Buchhaltungsunterlagen
• Weiterleitung der Unterlagen an den Steuerberater bzw. die Steuerkanzlei
• Unterstützung bei administrativen buchhalterischen Prozessen

Verwaltung und Dokumentenmanagement

• Entgegennahme, Digitalisierung und Verteilung der Ein- und Ausgangspost
• Ablage und Archivierung von Dokumenten in digitaler und physischer Form
• Pflege der Verwaltungsunterlagen
• Allgemeine organisatorische und administrative Tätigkeiten

Vertragsmanagement

• Verwaltung und Pflege bestehender Verträge
• Überwachung von Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen
• Organisation und Ablage vertragsrelevanter Unterlagen
• Unterstützung bei der Vorbereitung neuer Vertragsabschlüsse

Assistenz der Geschäftsführung

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Übernahme organisatorischer und administrativer Aufgaben
• Vorbereitung von Unterlagen und Informationen
• Unterstützung bei der Koordination allgemeiner Büroabläufe

Kompetenzen

• Selbstständige Organisation des eigenen Aufgabenbereichs
• Sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen
• Kommunikations- und Organisationsfähigkeit
• Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Schnittstellen

• Geschäftsführung
• Mitarbeitende des Ingenieurbüros
• Steuerberater / Steuerkanzlei
• Lieferanten und Dienstleister
• Vertragspartner

Verantwortung

Du trägst Verantwortung für die ordnungsgemäße Organisation der Büroverwaltung, die termingerechte Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen, die Verwaltung von Verträgen sowie die zuverlässige Unterstützung der Geschäftsführung im administrativen Tagesgeschäft.

Wer wir sind

Die IG‑CP mbH ist ein interdisziplinäres Team aus Ingenieur:innen und Energieberater:innen mit Sitz in Kaiserslautern. Wir begleiten Investoren, Unternehmen und Kommunen bei der Planung und Umsetzung nachhaltiger Energie- und Sanierungsprojekte – von der Analyse über die Planung bis zur Inbetriebnahme.

Wir sind klein genug für kurze Wege, aber groß genug für komplexe Projekte. Uns verbindet der Anspruch, hochwertige technische Lösungen zu entwickeln und gleichzeitig einen echten Beitrag zum Klimaschutz zu leisten.

Klingt spannend?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Packen wir’s gemeinsam an!

info@ig-cp.de

Our job advertisements are always directed at all people capable of working, regardless of age, gender, origin, sexual orientation, disability, religion and ideology, etc. Applicants are exclusively selected based on their qualifications. Errors in the given information and spelling reserved.