Specialist - Office Communication

OPENTEXT - THE INFORMATION COMPANY

Wir sind die MailStore Software GmbH aus Viersen bei Düsseldorf mit einem Team von 50 Mitarbeitern. MailStore ist ein Tochterunternehmen von OpenText, “The Information Company” (NASDAQ: OTEX) (TSX: OTEX), mit Hauptsitz in Waterloo, Kanada. Seit mehr als 15 Jahren bieten wir Standardlösungen zur E-Mail-Archivierung für unsere Kunden an – entwickelt und betreut von unserem Team. Eine hohe Kundenzufriedenheit unserer mehr als 80.000 Kunden weltweit und das stetige Unternehmenswachstum beweisen, dass wir DIE Experten für E-Mail-Archivierung sind.

Wir erweitern unser Team um eine/n Office Assistant (m/w/d). Unterstütze uns zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Viersen!

Wofür wir Deine Unterstützung brauchen:

- Du hältst unser Büro in Schuss und sorgst zusammen mit unseren Dienstleistern für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag
- Du bist für die Beschaffung von Büromaterialien verantwortlich, kümmerst Dich um den Posteingang und -ausgang, empfängst und betreust Besucher, stimmst Termine mit der Hausverwaltung und anderen Dienstleistern ab
- Du unterstützt bei der Bürogestaltung vor Ort
- Du bist direkter Kontakt für unseren Mutterkonzern OpenText, für standortrelevante Themen
- Du trägst dafür Sorge, dass Vorgaben zur Arbeitssicherheit umgesetzt und eingehalten werden und agierst als Kontakt zu den entsprechenden Behörden, Berufsgenossenschaft, Betriebsarzt, etc.
-Du unterstützt das Sales Team z.B. bei der Pflege von Kundendaten, Erstellung von Berichten und Dokumenten
- Du organisierst Firmenevents, Sicherheitseinweisungen, Ersthelferschulungen und unterstützt das Onboarding neuer Mitarbeiter

Was Du mitbringen solltest:

- Du kommunizierst sicher, mündlich wie schriftlich, auf Englisch und Deutsch.
- Du hast mehrere Jahre Berufserfahrung in der Büroorganisation, im Backoffice Bereich oder in ähnlicher Funktion gesammelt
- Du kannst Dich selbst organisieren und hast eine strukturierte Arbeitsweise
- Du hast ein gutes Organisationstalent und verfügst über ein sicheres Zeitmanagement
- Du beherrschst den Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und PowerPoint
- Du verfügst über ein hohes Maß an Flexibilität, Auffassungsgabe, Leistungsbereitschaft und Integrität sowie Serviceorientierung

Ein “WÄRE GUT” sind für uns folgende Punkte

- Arbeiten in einem internationalen Team ist für Dich kein Neuland
- Erfahrungen im Umgang mit SAP

Our job advertisements are always directed at all people capable of working, regardless of age, gender, origin, sexual orientation, disability, religion and ideology, etc. Applicants are exclusively selected based on their qualifications. Errors in the given information and spelling reserved.