Specialist - Office Communication

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten1. Business Relations Management

• Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung von Beziehungen zu Kund/innen, Partnern, Lieferanten und anderen Stakeholdern.
• Hauptansprechpartner/in für Geschäftsanfragen, Kooperationen und Partnerschaften.
• Unterstützung bei der Verhandlung und Verwaltung von Verträgen, Vereinbarungen und Memoranda of Understanding (MoUs).
• Durchführung von Markt- und Stakeholderanalysen zur Identifikation neuer Geschäftsmöglichkeiten.
• Erstellung und Präsentation von Vorschlägen, Berichten und Präsentationen für Partner und das Management.
• Organisation und Teilnahme an Geschäftstreffen, Networking-Events und Branchenveranstaltungen.

2. Administrative Aufgaben

• Organisation und Steuerung des täglichen Bürobetriebs, einschließlich Beschaffung, Logistik, Dokumentation und Ablage.
• Koordination mit anderen Abteilungen zur Sicherstellung reibungsloser administrativer Abläufe.
• Pflege von Datenbanken, Korrespondenz und Akten (digital und physisch).
• Unterstützung bei Terminplanung, Reiseorganisation und interner Kommunikation.
• Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien, Prozesse und Berichtspflichten.

3. Finanzunterstützung

• Unterstützung bei der Budgetplanung, Finanzberichterstattung und Ausgabenüberwachung.
• Bearbeitung und Nachverfolgung von Rechnungen, Zahlungen und Kostenerstattungen.
• Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung zur termingerechten Erstellung von Berichten und Dokumentationen.
• Erstellung von Finanzübersichten, Kostenanalysen und Auswertungen nach Bedarf.
• Unterstützung bei Audits, Finanzprüfungen und Compliance-Aktivitäten.

4. Berichterstattung & Koordination

• Erstellung regelmäßiger Berichte über Geschäfts- und Finanzentwicklungen.
• Unterstützung der Datenanalyse und Entscheidungsprozesse durch Aufbereitung relevanter Informationen.
• Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams zur Abstimmung von Geschäfts- und Finanzzielen.

Qualifikationen und Erfahrungen

• Ausbildung: Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Finanzen, Management, Volkswirtschaft oder einer vergleichbaren Fachrichtung. (Ein Masterabschluss ist von Vorteil.)
• Berufserfahrung: Mindestens 3–5 Jahre Berufserfahrung im Bereich Business Relations, Administration und Finanzmanagement.
• Erforderliche Kompetenzen:
• Ausgeprägte Kommunikations- und Beziehungspflegefähigkeiten.
• Kenntnisse in Finanzsystemen, Budgetierung und Berichterstattung.
• Sehr gute organisatorische und multitaskingfähigkeiten.
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Word, PowerPoint) und idealerweise ERP/CRM-Systemen.
• Fähigkeit, selbstständig sowie im Team effektiv zu arbeiten.

Kernkompetenzen

• Geschäftssinn & strategisches Denken
• Integrität und Vertraulichkeit
• Kommunikations- und Verhandlungsgeschick
• Problemlösungsfähigkeit & Eigeninitiative
• Zeitmanagement & Priorisierungskompetenz
• Sprachkenntnisse; C2 Urdu/Hindi, C1 Pashto, C1 Englisch, Deutsch B1 oder Ernsthaft lernbegierig. (Dari/Persisch ist von Vorteil)

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