Fachmann/-frau - Bürokommunikation

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten1. Business Relations Management

• Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung von Beziehungen zu Kund/innen, Partnern, Lieferanten und anderen Stakeholdern.
• Hauptansprechpartner/in für Geschäftsanfragen, Kooperationen und Partnerschaften.
• Unterstützung bei der Verhandlung und Verwaltung von Verträgen, Vereinbarungen und Memoranda of Understanding (MoUs).
• Durchführung von Markt- und Stakeholderanalysen zur Identifikation neuer Geschäftsmöglichkeiten.
• Erstellung und Präsentation von Vorschlägen, Berichten und Präsentationen für Partner und das Management.
• Organisation und Teilnahme an Geschäftstreffen, Networking-Events und Branchenveranstaltungen.

2. Administrative Aufgaben

• Organisation und Steuerung des täglichen Bürobetriebs, einschließlich Beschaffung, Logistik, Dokumentation und Ablage.
• Koordination mit anderen Abteilungen zur Sicherstellung reibungsloser administrativer Abläufe.
• Pflege von Datenbanken, Korrespondenz und Akten (digital und physisch).
• Unterstützung bei Terminplanung, Reiseorganisation und interner Kommunikation.
• Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien, Prozesse und Berichtspflichten.

3. Finanzunterstützung

• Unterstützung bei der Budgetplanung, Finanzberichterstattung und Ausgabenüberwachung.
• Bearbeitung und Nachverfolgung von Rechnungen, Zahlungen und Kostenerstattungen.
• Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung zur termingerechten Erstellung von Berichten und Dokumentationen.
• Erstellung von Finanzübersichten, Kostenanalysen und Auswertungen nach Bedarf.
• Unterstützung bei Audits, Finanzprüfungen und Compliance-Aktivitäten.

4. Berichterstattung & Koordination

• Erstellung regelmäßiger Berichte über Geschäfts- und Finanzentwicklungen.
• Unterstützung der Datenanalyse und Entscheidungsprozesse durch Aufbereitung relevanter Informationen.
• Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams zur Abstimmung von Geschäfts- und Finanzzielen.

Qualifikationen und Erfahrungen

• Ausbildung: Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Finanzen, Management, Volkswirtschaft oder einer vergleichbaren Fachrichtung. (Ein Masterabschluss ist von Vorteil.)
• Berufserfahrung: Mindestens 3–5 Jahre Berufserfahrung im Bereich Business Relations, Administration und Finanzmanagement.
• Erforderliche Kompetenzen:
• Ausgeprägte Kommunikations- und Beziehungspflegefähigkeiten.
• Kenntnisse in Finanzsystemen, Budgetierung und Berichterstattung.
• Sehr gute organisatorische und multitaskingfähigkeiten.
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Word, PowerPoint) und idealerweise ERP/CRM-Systemen.
• Fähigkeit, selbstständig sowie im Team effektiv zu arbeiten.

Kernkompetenzen

• Geschäftssinn & strategisches Denken
• Integrität und Vertraulichkeit
• Kommunikations- und Verhandlungsgeschick
• Problemlösungsfähigkeit & Eigeninitiative
• Zeitmanagement & Priorisierungskompetenz
• Sprachkenntnisse; C2 Urdu/Hindi, C1 Pashto, C1 Englisch, Deutsch B1 oder Ernsthaft lernbegierig. (Dari/Persisch ist von Vorteil)

Unsere Stellenausschreibungen richten sich stets an alle berufsfähigen Menschen, unabhängig von Alter, Geschlecht, Herkunft, sexueller Orientierung, Behinderung, Religion und Weltanschauung etc. Die Bewerberauswahl erfolgt ausschließlich qualifikationsorientiert. Irrtümer in den Angaben und der Schreibweise vorbehalten.