Ayudante de dirección

Deine Aufgaben

• Du übernimmst die Koordinierung und Organisation des Büroalltags
• Du übernimmst die Terminplanung und Verwaltung der Geschäftsleitung
• Du bearbeitest die eingehende und ausgehende Korrespondenz (E-Mails, Briefe, Telefonate)
• Du bereitest Meetings, Konferenzen und Geschäftsreisen vor
• Du überwachst und verwaltest alle Verträge und Zertifikate
• Du koordinierst Schulungen
• Du überwachst Deadlines
• Du bist die Schnittstelle zwischen der Geschäftsleitung und externen Partnern
• Du betreust Besucher und Gäste
• Du erstellst und pflegst wichtige Dokumente und bereitest Verträge vor
• Du verwaltest die vertraulichen Unterlagen und Daten
• Du übernimmst die Verwaltung und Bestellung von Büromaterial
• Du erstellst Berichte, Präsentationen und Protokolle
• Du koordinierst unsere Dienstleister
• Du forderst die Einhaltung der Hausordnung / Brandschutz / Datenschutz und Erste Hilfe ein
• Du überwachst die Projektzeitenerfassung der Mitarbeiter
• Du erfasst Fehlzeiten im System und forderst die eAU an
• Du unterstützt beim Onboarding neuer Mitarbeiter (Einforderung der erforderlichen Unterlagen für die Personalabrechnung
• Du übernimmst die vorbereitende Buchhaltung, prüfst Rechnungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit
• Du planst und organisierst interne und externe Events
• Du betreust den Fuhrpark und kümmerst dich um alle notwenigen Termine

Dein Profil

• Du hast mindestens 5 Jahre als Chefsekretärin oder Assistentin der Geschäftsleitung mit einem sehr breiten Aufgabenspektrum gearbeitet?
• Du weißt genau, welche Tätigkeiten in diesem Job anfallen und kannst sie eigenständig und ohne ausführliche Einarbeitung durchführen?
• Du kennst dich gut mit gesetzlichen Vorgaben der ordnungsgemäßen Rechnung aus?
• Du hast bereits Erfahrungen gesammelt in einem papierlosen Büro?
• Du bist Experte im Umgang mit Word, Excel, Outlook, Teams und PowerPoint?
• Du bist kreativ bei der Formulierung von Texten und Grafiken nach CI-Richtlinien?
• Du kennst dich gut mit den Themen im Datenschutz aus und wendest entsprechendes Wissen sicher an?
• Du hast bereits Erfahrungen bei der Einhaltung aller Vorgaben der ISO-Zertifizierungen 9001 sowie 27001 und unterstützt die Geschäftsleitung und die IT bei der Einhaltung der Richtlinien?
• Du hast einen sehr guten Blick für wichtige Mails und bist jederzeit in der Lage Phishing-, Spam- oder Maleware-Mails zu erkennen und entsprechende Schutzmaßnahmen einzuleiten?
• Du bist in der Lage, Verträge zu lesen, zu verstehen und eigenständig zu formulieren?
• Du bringst Durchsetzungsvermögen mit und handelst entschieden, wenn es nötig ist?
• Du verfügst über ein ausgeprägtes Organisationstalent und behältst auch komplexe Abläufe im Blick?
• Du schaffst es in jeder Lage den Überblick zu behalten und nichts vom Zettel zu verlieren?
• Du bist in der Lage dem Vertrieb tatkräftig unter die Arme zu greifen?
• Du bist in der Lage, tatkräftig im HR mit zu unterstützen?
• Du bist in jeder Hinsicht diskret und vertraulich im Umgang mit sensiblen Informationen, bewahrst jederzeit Stillschweigen gegenüber den Mitarbeitern und Außenstehenden?
• Du bist deinen Vorgesetzten gegenüber jederzeit loyal und zuverlässig?
• Du bist in der Lage die Geschäftsleitung zu unterstützen, ihr den Rücken freizuhalten, um tatkräftig am Ausbau des Unternehmens mitzuwirken?
• Du verfügst über ein verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift, das in jeder Hinsicht einem Muttersprachler entspricht?
• Du hast keine Scheu mit den Kunden oder Lieferanten in der englischen Sprache zu kommunizieren?
• Du besitzt einen gültigen Führerschein und fährst gern mit fremden Fahrzeugen, um Erledigungen zu übernehmen?

Wir bieten

• flexible Arbeitszeiten und -modelle (VZ oder TZ)
• kostenlose alkoholfreie Getränke, kleinere Snacks
• 1x im Monat eine entspannende Massage
• kostenfreien Parkplatz auf dem Firmengelände
• einen eigenen Arbeitsplatz in unserem Büro
• einen unbefristeten Arbeitsvertrag
• umfangreiches Aufgabengebiet
• stetige Weiterbildung und Stärkung der Persönlichkeit
• ein Team, welches gemeinsam am Erfolg arbeitet
• ein Unternehmen, welches für die Zukunft aufgestellt ist
• Wertschätzung von der Geschäftsleitung

Nuestros anuncios de empleo se dirigen siempre a todas las personas profesionalmente capacitadas, independientemente de su edad, sexo, origen, orientación sexual, discapacidad, religión, ideología, etc. La selección de los candidatos está orientada exclusivamente a la cualificación.Se reservan los errores de información y ortografía.