Responsable de oficina

Your mission

Für unser neues Büro der AFE in Mönchengladbach suchen wir eine engagierte und zuverlässige Backoffice Assistant (m/w/d). Die Position umfasst administrative, organisatorische sowie unterstützende Aufgaben in den Bereichen Personalwesen und Finanzen. Gesucht wird eine deutsch- und englischsprachige Persönlichkeit, die selbstständig arbeitet und aktiv zum Aufbau eines effizienten und professionellen Bürostandorts beiträgt.

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung des Teams
• Verwaltung und Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Unterstützung bei Personalthemen, einschließlich Recruiting, Onboarding und Personaladministration
• Unterstützung bei Finanz- und Buchhaltungsaufgaben, wie Rechnungsprüfung, Belegverwaltung und Zusammenarbeit mit Steuerberatern sowie externen Dienstleistern
• Organisation von Geschäftsreisen, Meetings und Firmenveranstaltungen
• Verwaltung und Ablage von Verträgen, Dokumenten und Unternehmensunterlagen
• Kommunikation mit Behörden, Geschäftspartnern und Dienstleistern
• Unterstützung der Geschäftsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Mitwirkung beim Aufbau und der Weiterentwicklung interner Büroprozesse

For our new AFE office in Mönchengladbach, we are looking for a committed and reliable Backoffice Assistant (m/w/d). The position includes administrative, organizational, and supporting tasks in the areas of human resources and finance. We are seeking a German- and English-speaking individual who works independently and actively contributes to the establishment of an efficient and professional office location.

Ihre Aufgaben

• General office organization and administrative support for the team
• Management and processing of correspondence in German and English
• Support for personnel issues, including recruitment, onboarding, and personnel administration
• Support with financial and accounting tasks, such as invoice verification, document management, and collaboration with tax advisors and external service providers
• Organization of business trips, meetings, and corporate events
• Management and storage of contracts, documents, and company records
• Communication with authorities, business partners, and service providers
• Supporting the management in administrative and organizational tasks
• Contribution to the establishment and further development of internal office processes

Your profile

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Backoffice, Office Management, Personalwesen oder Finanz-/Buchhaltungsbereich
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kenntnisse der chinesischen Sprache (Mandarin) sind wünschenswert; Bewerberinnen und Bewerber mit Deutsch-, Englisch- und Chinesischkenntnissen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Organisationsfähigkeit
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Erfahrung im Umgang mit HR- oder Buchhaltungsprozessen ist von Vorteil

Ihr Profil

• Completed commercial training or comparable qualification
• Professional experience in back office, office management, human resources, or finance/accounting
• Very good knowledge of German and English, both written and spoken
• Knowledge of the Chinese language (Mandarin) is desirable; female and male applicants with knowledge of German, English, and Chinese will be given preference among those with equal qualifications.
• Safe handling of MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Structured, meticulous, and self-responsible work style
• High reliability, discretion, and organizational ability
• Strong communication and teamwork skills
• Experience in dealing with HR or accounting processes is advantageous

Why us?

Wir bieten

• Mitarbeit beim Aufbau eines neuen internationalen Bürostandorts
• Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit mit Entwicklungsmöglichkeiten
• Internationales Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• Attraktive Vergütung entsprechend Qualifikation und Berufserfahrung
• Unbefristetes Arbeitsverhältnis nach erfolgreicher Probezeit
• Moderne Arbeitsumgebung im neuen AFE-Büro in Mönchengladbach
• 30 Tage bezahlter Jahresurlaub
• Gesetzliche Sozialleistungen gemäß deutschem Arbeitsrecht
• Vergütung
• Bruttomonatsgehalt: 3.500 € – 4.500 €

Die konkrete Vergütung richtet sich nach Berufserfahrung, Qualifikation sowie den individuellen Fähigkeiten der Bewerberin bzw. des Bewerbers

Wir bieten

• Contribution to the establishment of a new international office location
• Responsible and varied work with development opportunities
• International working environment with short decision-making processes
• Attractive compensation based on qualification and professional experience
• Open-ended employment relationship after successful probation period
• Modern work environment in the new AFE office in Mönchengladbach
• 30 days of paid annual leave
• Statutory social benefits in accordance with German labor law
• Compensation
• Bruttomonatsgehalt: 3.500 € – 4.500 €

The specific compensation is determined by professional experience, qualifications, and the individual skills of the applicant.

Nuestros anuncios de empleo se dirigen siempre a todas las personas profesionalmente capacitadas, independientemente de su edad, sexo, origen, orientación sexual, discapacidad, religión, ideología, etc. La selección de los candidatos está orientada exclusivamente a la cualificación.Se reservan los errores de información y ortografía.