Office administrator

Aufgabengebiet

Im Team der Fachbereichsverwaltung unterstützen Sie die wissenschaftlichen Arbeitsgruppen und die Leitung des Fachbereichs Mathematik. Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere: • Personalvorgänge an der Schnittstelle zwischen den Vorgesetzten und der Personalabteilung vorbereiten und digital erfassen • Krankheits- und Urlaubsverwaltung • an Auswertungen und Qualitätssicherung von Personal- und Stellendaten mitwirken • Routine-Auswertungen und Berichte • Lehraufträge vorbereiten und verwalten • Bestell- und Beschaffungsvorgänge (SAP-SRM/MM) • Räume und einzelne Arbeitsplätze zuordnen in Kooperation mit dem/der wissenschaftlichen Raumbeauftragten, den Assistenz-Teams und der IT • On- und Offboarding unterstützen bezogen auf Räume und Schließberechtigungen • Herrichtungsmaßnahmen und Möblierung v.a. in Berufungsverfahren administrativ unterstützen • bei Nutzungsänderungen, Umbaumaßnahmen und Umzugsvorbereitungen zuarbeiten • Tabellen und Datenbanken zum Raum- und Flächenmanagement pflegen • Möblierungs- und Mängeltickets nachverfolgen • Homepage- und Blogeinträge • die Vorgesetzten und den/die Sicherheitsbeauftragten bei Arbeitssicherheitsangelegenheiten unterstützen • Gremien-Sitzungen und Veranstaltungen unterstützen

Einstellungsvoraussetzung • abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf oder • gleichwertige Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen Bei den letztgenannten Einstellungsvoraussetzungen erfolgt die Prüfung der gleichwertigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen mit der Einstellung.

Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten • gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (möglichst Level C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens bei Dienstantritt) • nachgewiesene Erfahrungen mit Büro- und Verwaltungsabläufen, möglichst im wissenschaftlichen Bereich • sehr gute Kenntnisse von Office Anwendungen insbesondere Word, Excel, und Website Content Management (z. B. Fiona) • Erfahrung mit digitalen Verwaltungs-Tools und in der Tabellenpflege • Kenntnisse von kaufmännischer Buchführung und Haushaltsrecht • nachgewiesene Anwendungskenntnisse in SAP oder vergleichbarer Software • ausgeprägte Organisationsfähigkeiten, strukturiertes, genaues und präzises Arbeiten • Teamfähigkeit • Offenheit für Veränderungen und die Bereitschaft, sich in neue Aufgaben und Tools einzuarbeiten • Eigenverantwortung und die Fähigkeit auch im Hochbetrieb und in Kooperation mit vielen verschiedenen Menschen zu diversen Themen den Überblick und die gute Arbeitsqualität zu behalten • verbindliches und freundliches Auftreten, Empathie und Teamgeist, Servicebereitschaft für Mitarbeiter:innen und Studierende

Wir bieten Ihnen • Sichere Vergütung nach Tarif • Weiterbildungs­möglichkeiten • Betriebliche Alters­vorsorge • Attraktive Lage • Flexible Arbeitszeiten • Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie • Gesundheitsmanagement, EGYM Wellpass • Beschäftigten-Laptop • Mobiles Arbeiten • Bildungsurlaub • 30 Tage Urlaub/Jahr

Die Exzellenzuniversität Hamburg gehört zu den forschungsstärksten Wissenschafts- und Bildungseinrichtungen Deutschlands. Durch Forschung und Lehre, Bildung und Wissenstransfer auf höchstem Niveau fördern wir die Entwicklung einer neuen Generation verantwortungsbewusster Weltbürger:innen, die den globalen Herausforderungen unserer Zeit gewachsen ist. Mit unserem Leitmotiv „Innovating and Cooperating for a Sustainable Future in a Digital Age“ gestalten wir die Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen und außerwissenschaftlichen Partnerinstitutionen in der Metropolregion Hamburg und weltweit. Wir laden Sie ein, Teil unserer Gemeinschaft zu werden, um gemeinsam mit uns einen nachhaltigen und digitalen Wandel für eine dynamische und pluralistische Gesellschaft zu gestalten. Die FHH fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir fordern Männer gem. § 7 Abs. 1 des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes (HmbGleiG) daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt. Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten bewerbenden Personen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung.

Hinweis zur Bewerbung

Kontakt Dr. Antje Kaemmerer fbref.math@uni-hamburg.de +49 40 2395-28836 Prof. Dr. Jens Rademacher jens.rademacher@uni-hamburg.de +49 40 2395-25122

Kennziffer 605/3

Standort Bundesstraße 55 20146 Hamburg Zu Google Maps

Bewerbungsschluss 18.09.2026 Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbung mit folgenden Unterlagen ausschließlich über das Online-Bewerbungsformular: • Anschreiben • Lebenslauf • Zeugnisse Bei technischen Problemen können Sie sich an folgende Adresse wenden: bewerbungen@uni-hamburg.de bewerbungen@uni-hamburg.de Weitere Informationen zum Datenschutz bei Auswahlverfahren. Verändert am 17. Januar 2022

Our job advertisements are always directed at all people capable of working, regardless of age, gender, origin, sexual orientation, disability, religion and ideology, etc. Applicants are exclusively selected based on their qualifications. Errors in the given information and spelling reserved.