Vorbereitung & Unterstützung beim Ankommen

Wie bereite ich die Ankunft meiner neuen Fachkraft in Deutschland am besten vor? Hier finden Sie einige Hilfestellungen und Vorschläge, wie Sie Ihre Fachkraft beim Ankommen unterstützen können.

Sie haben eine internationale Fachkraft für Ihr Unternehmen gewonnen? Mit einer guten Vorbereitung erleichtern Sie ihr den Start im Betrieb und im Alltag in Deutschland.

Vieles ist in den ersten Wochen neu: die Wohnung, Behördengänge, Arbeitsabläufe und das Leben vor Ort. Geben Sie Ihrer Fachkraft deshalb frühzeitig Orientierung und benennen Sie feste Ansprechpersonen. So weiß sie von Anfang an, an wen sie sich mit Fragen wenden kann.

Video: Was in den ersten 100 Tagen in Deutschland für Fachkräfte wichtig ist

Gut vorbereitet: Die Willkommensmappe

Eine Willkommensmappe bündelt wichtige Informationen für die erste Zeit in Deutschland. Sie hilft Ihrer Fachkraft, sich im Unternehmen, am neuen Wohnort und im Alltag schneller zurechtzufinden. Gleichzeitig geben Sie Ihrer Fachkraft praktische Informationen an die Hand, auf die sie bei Bedarf zurückgreifen kann. „Make it in Germany“ stellt Ihnen eine vorgefertigte Willkommensmappe mit relevanten und geprüften Informationen zur Verfügung.

Was beinhaltet die Willkommensmappe?

Informationen über das Leben in Deutschland und in der Region, zum Beispiel zur Wohnungssuche, Mobilität, Kinderbetreuung, zu Kultur- und Freizeitangeboten, Gastronomie und Sprachkursen
Informationen zu wichtigen ersten Schritten in Deutschland, zum Beispiel zu Behördengängen, Versicherungen, ärztlicher Versorgung, Banken, Steuern und dem Sozialsystem
Hinweise auf wichtige Anlauf- und Beratungsstellen
ein Glossar mit Erklärungen wichtiger Begriffe

Ergänzen Sie die Mappe mit Angaben zu Ihrem Betrieb und zur Region, zum Beispiel mit:

Informationen zum Unternehmen und zum Arbeitsalltag,
Kontaktdaten fester Ansprechpersonen,
Hinweisen zum öffentlichen Nahverkehr,
Adressen örtlicher Behörden und Beratungsstellen,
Informationen zu Einkaufsmöglichkeiten, ärztlicher Versorgung sowie Kultur- und Freizeitangeboten.

Senden Sie die ausgefüllte Willkommensmappe möglichst schon vor der Ankunft per E-Mail. So kann sich Ihre Fachkraft auf Ihre Ankunft vorbereiten und offene Fragen frühzeitig mit Ihnen klären. Eine Anleitung zum Ausfüllen finden Sie weiter unten auf dieser Seite.

Willkommensmappe auf Deutsch

Laden Sie die Willkommensmappe herunter und ergänzen Sie die Angaben zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Region.

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Willkommensmappe auf Englisch

Hier können Sie die englische Version der Willkommensmappe kostenlos herunterladen.

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Willkommensmappe auf Spanisch

Hier können Sie die spanische Version der Willkommensmappe kostenlos herunterladen.

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Anleitung zum Ausfüllen der Willkommensmappe

Die Anleitung erklärt die wichtigsten Funktionen und zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Willkommensmappe anpassen können.

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So unterstützen Sie Ihre Fachkraft beim Ankommen

Eine feste Ansprechperson benennen

Gerade am Anfang entstehen viele Fragen – oft auch außerhalb des unmittelbaren Arbeitsbereichs. Benennen Sie deshalb eine feste Ansprechperson im Unternehmen – auch schon während des Einreiseprozesses. Sie kann Ihrer Fachkraft erklären, wie Abläufe funktionieren, Kontakte vermitteln und bei alltäglichen Fragen weiterhelfen.

Auch ein Mentoring- oder Patenprogramm kann den Einstieg erleichtern. Dafür eignen sich erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die den Betrieb und die Region gut kennen. Planen Sie für diese Aufgabe ausreichend Zeit ein und klären Sie, bei welchen Fragen die Mentoren unterstützen können.

Hinweispflicht: Kostenloses Beratungsangebot von „Faire Integration“

Sie müssen Ihre neue Fachkraft spätestens am ersten Arbeitstag aus einem Drittstaat gemäß § 45c AufenthG (Externer Link) schriftlich darauf hinweisen, dass sie sich kostenlos durch „Faire Integration (Externer Link) “ (Bundesministerium für Arbeit und Soziales) zu arbeits- und sozialrechtlichen Fragen beraten lassen kann.

Eine erste Unterkunft organisieren

Eine geeignete Unterkunft schafft eine wichtige Grundlage für den Start in Deutschland. Unterstützen Sie Ihre Fachkraft deshalb nach Möglichkeit dabei, für die erste Zeit eine Unterkunft zu finden.

Ist noch keine dauerhafte Wohnung gefunden, können Sie zum Beispiel:

Kontaktdaten örtlicher Wohnungsunternehmen oder Maklerbüros weitergeben,
bei der Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen helfen,
ein Empfehlungsschreiben ausstellen,
Ihre Fachkraft zu Wohnungsbesichtigungen begleiten oder
bei Bedarf einen Relocation-Dienstleister einschalten.

Für die Wohnungssuche werden häufig ein Ausweisdokument, Gehaltsnachweise oder der Arbeitsvertrag sowie gegebenenfalls eine SCHUFA-Auskunft verlangt. Informieren Sie Ihre Fachkraft frühzeitig darüber, welche Unterlagen vor Ort üblich sind.

Prüfen Sie außerdem, ob Ihr Unternehmen vorübergehend Wohnraum bereitstellen kann – zum Beispiel als Zwischenvermieter oder Eigentümer. Die IHK Berlin informiert im „Leitfaden für das Beschäftigtenwohnen (Externer Link) “ über verschiedene Möglichkeiten.

Weitere Informationen finden Fachkräfte in der Rubrik „Wohnung finden und anmelden“.

Bei den ersten Behördengängen unterstützen

Nach dem Einzug stehen verschiedene organisatorische Schritte an. Dazu können die Anmeldung des Wohnsitzes, Angelegenheiten bei der Ausländerbehörde sowie Fragen zur Kranken- und Rentenversicherung gehören.

Erstellen Sie gemeinsam mit Ihrer Fachkraft eine Übersicht:

Welche Termine sind erforderlich?
Welche Fristen gelten?
Welche Unterlagen müssen mitgebracht werden?

Helfen Sie bei Bedarf bei der Terminvereinbarung oder begleiten Sie Ihre Fachkraft zu wichtigen Terminen – besonders dann, wenn ihre Deutschkenntnisse noch nicht ausreichen.

Fristen beim Visum und Aufenthaltserlaubnis beachten

Fachkräfte aus Drittstaaten sollten rechtzeitig vor Ablauf ihres Visums oder ihrer bisherigen Aufenthaltserlaubnis Kontakt mit der zuständigen Ausländerbehörde aufnehmen und den erforderlichen Aufenthaltstitel beantragen. Welche Regelungen gelten, hängt vom jeweiligen Einreise- und Aufenthaltsstatus ab.

Deutschlernen ermöglichen

Deutschkenntnisse erleichtern die Verständigung im Betrieb und im Alltag. Klären Sie frühzeitig mit Ihrer Fachkraft, welche Sprachkenntnisse sie für ihre Aufgaben benötigt und welches Lernangebot dazu passt.

Sie können zum Beispiel:

auf Deutschkurse im Herkunftsland oder auf Onlineangebote hinweisen (Deutschkurse des Goethe-Instituts)
bei der Suche nach einem passenden Kurs am Wohnort helfen,
Zeit für das Deutschlernen einplanen,
sich an den Kurskosten beteiligen oder
Lerngelegenheiten im Arbeitsalltag schaffen.

Auch Kolleginnen und Kollegen können unterstützen: Verwenden Sie eine klare Sprache, erklären Sie betriebliche Abkürzungen und Fachbegriffe. Wichtig ist, dass Ihre Fachkraft Fragen stellen kann, ohne sich unwohl zu fühlen.

Weitere Tipps für berufsbegleitende Deutschkurse und den Spracherwerb im Unternehmen finden Sie unter „Deutschkurse für Mitarbeitende“.

Die Familie mitdenken

Wenn die Familie mit nach Deutschland zieht, trägt auch ihr gutes Ankommen dazu bei, dass sich Ihre neue Fachkraft schnell einlebt. Fragen Sie deshalb frühzeitig, wobei Unterstützung benötigt wird. Das kann die Suche nach einem Betreuungsplatz, einer Schule oder einem Sprachkurs für Familienangehörige betreffen.

Da es für Plätze in Kindertagesstätten Wartezeiten geben kann, lohnt sich eine frühzeitige Anmeldung. Informieren Sie Ihre Fachkraft möglichst früh über die Angebote vor Ort und geben Sie Kontaktdaten geeigneter Einrichtungen weiter. Sie können außerdem bei Anträgen oder bei der Vereinbarung von Gesprächsterminen helfen. Prüfen Sie auch, ob Ihr Unternehmen einen Zuschuss zu den Betreuungskosten anbieten kann.

Informationen zum Schul- und Betreuungssystem finden Fachkräfte in der Rubrik „Familie in Deutschland“. Weitere Informationen zur Kindertagespflege bietet der Bundesverband für Kindertagespflege (Externer Link) .

Mobilfunk und Internet: Erste Hilfe für den Start Ihrer Fachkraft

Eine deutsche Mobilfunknummer und ein mobiler Internetzugang erleichtern viele Schritte nach der Ankunft – von der Navigation bis zur Terminvereinbarung. Informieren Sie Ihre Fachkraft über geeignete Angebote und unterstützen Sie sie bei Bedarf beim Kauf oder Vertragsabschluss.

Welche Nachweise erforderlich sind, hängt vom Anbieter und vom gewählten Angebot ab. Deshalb sollte Ihre Fachkraft die Voraussetzungen vorab beim jeweiligen Anbieter prüfen.