Kaufmännische Fachkraft

Über uns 

Die PROMERGON GmbH ist ein international tätiges Unternehmen im Bereich Energieinfrastruktur und EPC-Projekte mit Sitz in Düsseldorf. Unser Fokus liegt auf der Entwicklung und Umsetzung von Batteriespeichersystemen (BESS), Photovoltaikanlagen sowie Netzanschluss- und Hochspannungsprojekten. Mit technischem Know-how, unternehmerischem Denken und einem hohen Qualitätsanspruch gestalten wir zukunftsweisende Energielösungen für den europäischen Markt. 

Ihre Aufgaben 

• Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung des projektbezogenen Dokumentenmanagement- und Dokumentenkontrollsystems
• Registrierung, Klassifizierung, Nachverfolgung, Verteilung und Archivierung sämtlicher Projektdokumente
• Steuerung des Dokumenteneingangs, der Prüfung, Freigabe, Revision und Ausgabe von Dokumenten
• Pflege von Dokumentenregistern, Dokumentenübermittlungen (Transmittals), Metadaten und Revisionshistorien
• Kontrolle und Verwaltung technischer Unterlagen wie Zeichnungen, Spezifikationen, Berechnungen, Berichte, Prüf- und Inspektionsunterlagen, Method Statements und technische Submittals
• Koordination der Dokumentenabläufe zwischen Auftraggebern, Beratern, Engineering-Teams, Nachunternehmern, Lieferanten und Baustellenteams
• Überwachung von Prüf- und Freigabeprozessen, offenen Punkten, Fristen und ausstehenden Dokumenten
• Sicherstellung, dass auf der Baustelle ausschließlich die aktuell gültigen und freigegebenen Dokumentenversionen verwendet werden
• Unterstützung bei Technical Queries, Requests for Information (RFI), Non-Conformance Reports (NCR) und dokumentenbezogenen Maßnahmen
• Erstellung und Verwaltung von Dokumentenübermittlungen gemäß Projektanforderungen
• Pflege elektronischer sowie bei Bedarf physischer Ablagestrukturen
• Unterstützung bei der Erstellung und Kontrolle von Prüf-, Inbetriebnahme-, Energization- und Übergabedokumentationen
• Zusammenstellung und Pflege der finalen Übergabe- und As-Built-Dokumentation einschließlich Betriebs- und Wartungsunterlagen
• Erstellung regelmäßiger Dokumentenstatusberichte und Übersichten für das Projektmanagement
• Unterstützung bei Audits sowie Sicherstellung der Vollständigkeit, Nachverfolgbarkeit und Verfügbarkeit der Projektdokumentation
• Koordination mit den Baustellenteams zur korrekten Einreichung und Dokumentation von Bau- und Installationsunterlagen

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung, Weiterbildung oder Studium im Bereich Dokumentenmanagement, kaufmännische bzw. technische Administration, Bauwesen, Ingenieurwesen, Projektmanagement oder einer vergleichbaren Fachrichtung
• Mindestens 3–5 Jahre Berufserfahrung im Dokumentenmanagement / Document Control, idealerweise in Bau-, Infrastruktur-, Energie-, Elektro- oder Industrieprojekten
• Erfahrung in komplexen Projekten mit mehreren Auftragnehmern, Lieferanten und Projektbeteiligten
• Erfahrung im Bereich BESS, erneuerbare Energien, Umspannwerke, Hochspannung, Energieversorgung oder vergleichbaren Projekten von Vorteil
• Sicherer Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen, z. B. Aconex, SharePoint, ProjectWise, Procore, Asite, Viewpoint oder Autodesk Construction Cloud
• Gute Kenntnisse in Dokumentennummerierung, Revisionskontrolle, Transmittals, Freigabeprozessen und Dokumentenregistern
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Excel, Word, Outlook und Teams
• Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten
• Hohe Genauigkeit, Sorgfalt und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Prioritäten gleichzeitig zu koordinieren und Fristen einzuhalten
• Sehr gute Kommunikations- und Koordinationsfähigkeiten
• Sicheres Auftreten im Umgang mit internationalen Teams, Auftragnehmern, Lieferanten und Baustellenpersonal
• Verständnis für technische, bauliche, qualitätsbezogene und Inbetriebnahmedokumentation
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift;
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten 

• Großprojekte im Bereich BESS & Hochspannung 
• Hohe Verantwortung 
• Attraktive Vergütung und Entwicklungsmöglichkeiten 
• Langfristige Perspektiven

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen an: careers@promergon.com 

About Us

PROMERGON GmbH is an internationally operating company specializing in energy infrastructure and EPC projects, headquartered in Düsseldorf, Germany. Our focus is on the development and implementation of Battery Energy Storage Systems (BESS), photovoltaic installations, as well as grid connection and high-voltage projects. Combining technical expertise, entrepreneurial thinking, and a strong commitment to quality, we develop and implement forward-looking energy solutions for the European market.

Your Responsibilities

• Establish, maintain, and continuously improve the project-specific document management and document control system
• Register, classify, track, distribute, and archive all project documentation
• Manage the receipt, review, approval, revision, and issuance of documents
• Maintain document registers, transmittals, metadata, and revision histories
• Control and manage technical documentation such as drawings, specifications, calculations, reports, inspection and testing records, method statements, and technical submittals
• Coordinate document workflows between clients, consultants, engineering teams, subcontractors, suppliers, and site personnel
• Monitor document review and approval processes, outstanding actions, deadlines, and overdue submissions
• Ensure that only the latest approved versions of documents are available and used on site
• Support Technical Queries, Requests for Information (RFIs), Non-Conformance Reports (NCRs), and other document-related actions
• Prepare and issue document transmittals in accordance with project requirements
• Maintain electronic and, where required, physical document filing structures
• Support the preparation and control of testing, commissioning, energization, and handover documentation
• Compile and maintain final handover and as-built documentation, including operation and maintenance manuals
• Prepare regular document status reports and overviews for project management
• Support audits and ensure that project documentation is complete, traceable, and readily available
• Coordinate with site teams to ensure the correct submission and control of construction and installation records

Your Profile

• Completed vocational training, further education, or a degree in document management, commercial or technical administration, construction, engineering, project management, or a comparable field
• Minimum 3–5 years of professional experience in document management / document control, ideally within construction, infrastructure, energy, electrical, or industrial projects
• Experience working in complex projects involving multiple contractors, suppliers, and project stakeholders
• Experience in BESS, renewable energy, substations, high-voltage systems, power infrastructure, or similar projects is an advantage
• Confident use of document management systems such as Aconex, SharePoint, ProjectWise, Procore, Asite, Viewpoint, or Autodesk Construction Cloud
• Good knowledge of document numbering, revision control, transmittals, approval workflows, and document registers
• Very good knowledge of Microsoft Office, particularly Excel, Word, Outlook, and Teams
• Excellent organizational and time-management skills
• High level of accuracy, attention to detail, and sense of responsibility
• Ability to manage multiple tasks and priorities simultaneously while meeting deadlines
• Excellent communication and coordination skills
• Confident interaction with international teams, contractors, suppliers, and site personnel
• Good understanding of technical, construction, quality, and commissioning documentation
• Very good written and spoken English
• Very good written and spoken German

What We Offer

• Opportunity to work on major BESS and high-voltage infrastructure projects
• A high level of responsibility and involvement in international projects
• Attractive compensation and professional development opportunities
• Long-term career prospects within a growing international company

Please send your complete application documents to: careers@promergon.com

Unsere Stellenausschreibungen richten sich stets an alle berufsfähigen Menschen, unabhängig von Alter, Geschlecht, Herkunft, sexueller Orientierung, Behinderung, Religion und Weltanschauung etc. Die Bewerberauswahl erfolgt ausschließlich qualifikationsorientiert. Irrtümer in den Angaben und der Schreibweise vorbehalten.